Microsoft llama a su aplicación Planner una forma simple y visual de organizar el trabajo en equipo. Entre otras características, esta aplicación de administración de proyectos lo ayuda a hacer un plan de proyecto, crear y asignar tareas en diferentes categorías y ver datos y estadísticas del plan.
Cualquiera que tenga una suscripción a Office 365, ya sea una suscripción personal o una suscripción empresarial a través de su empleador, tiene acceso a Microsoft Planner.
Tutorial del planificador de Microsoft
Microsoft Planner tiene múltiples puertas de entrada. Comience iniciando sesión en su cuenta de Office 365. Puede hacerlo en cualquiera de los muchos puntos de entrada de Office 365, incluidos:
- Oficina.com
- Admin.microsoft.com
- Perspectiva.com
Si ya ha iniciado sesión en otra área de Microsoft Office, puede encontrar el enlace a la aplicación Microsoft Planner seleccionando el ícono del iniciador de aplicaciones en la esquina superior izquierda y eligiendo Planner. Si Planner no está en la lista, seleccione todas las aplicaciones y busque Planner en la lista.
Como alternativa, puede iniciar sesión en Microsoft Planner directamente en tasks.office.com.
Una vez que haya iniciado sesión, su primera parada será el centro de Planner. Desde allí, puede iniciar un nuevo plan, ver planes recientes, ver todos sus planes o ver las tareas que se le han asignado.
Tenga en cuenta el enlace para obtener la aplicación móvil Planner en la parte inferior del menú de la izquierda. Seleccione el enlace y haga clic en enviar en el cuadro de diálogo modal.
La aplicación móvil Microsoft Planner está disponible tanto para Android como para iPhone.
¿Cómo crear un plan en la aplicación Microsoft Planner?
Antes de que pueda asignarse tareas a sí mismo oa otras personas, debe crear un plan.
Crear un plan
En el panel izquierdo, seleccione nuevo plan. Complete toda la información solicitada en la ventana Nuevo plan.
- Dale un nombre a tu plan.
- (Opcional) Si va a invitar a un grupo de Microsoft existente a su plan (digamos, por ejemplo, a través de Microsoft Teams), puede agregar su plan al grupo ahora seleccionando Agregar a un grupo de Microsoft 365 existente y luego eligiendo un grupo para su plan. Esto es útil si cree que tendrá varios planes para el mismo grupo.
- Decide si tu plan es público o privado. Si elige public, cualquier miembro de su organización podrá ver su plan. Si elige privado, solo las personas que agregue a su plan podrán verlo.
- (Opcional) Escribe una descripción del grupo. Cuando agregue nuevos miembros a su plan, verán la descripción del grupo, lo que les dará una idea del propósito del plan.
- Seleccione Crear plan.
A continuación, verá el tablero o tablero principal del plan que acaba de crear.
La vista del tablero está basada en tarjetas, muy similar a Trello. Antes de agregar tareas, agregue miembros de su equipo al plan.
Agregar otras personas a su plan
Desde el tablero del plan, seleccione el menú desplegable miembros. Ingrese el nombre de una persona para agregarla como miembro.
Agregar y asignar tareas
Su plan viene con un grupo de tareas predeterminado llamado Todo .
- Puede agregar una tarea a ese depósito seleccionando Agregar tarea.
- Puede crear cubos adicionales para sus tareas seleccionando el enlace agregar nuevo cubo. Escriba el nombre del nuevo depósito y presione Entrar.
- A continuación, elija el enlace agregar tarea en el depósito que desee. Introduzca un nombre de tarea.
- Establecer la fecha de vencimiento.
- A continuación, elija a quién debe asignarse esta tarea. La tarjeta de tareas indicará Sin asignar hasta que asigne la tarea.
- Asegúrese de seleccionar el botón Agregar tarea para guardar la tarea.
- Su tarea aparecerá como una tarjeta debajo del cubo que eligió.
Para agregar más detalles a la tarea, seleccione la tarjeta en el tablero. Desde allí, puede agregar una etiqueta, cambiar en qué depósito se encuentra la tarea e indicar el progreso, la prioridad, la fecha de inicio y la fecha de vencimiento de las tareas.
También puede agregar notas, listas de verificación y archivos adjuntos. Cualquier miembro del equipo puede agregar comentarios a la tarea.
Mantenerse en el buen camino
Microsoft Planner ofrece una variedad de formas de obtener una vista panorámica de su plan.
Gráficos
La pestaña gráficos muestra resúmenes del estado de todas las tareas en el plan, cuántas tareas hay en cada grupo, un gráfico que muestra cuántas tareas hay en cada nivel de prioridad (urgente, importante, medio y bajo), una lista de las los miembros de los planes y cuántas tareas se le han asignado a cada persona.
Calendario
La pestaña programación muestra todas las tareas en un calendario para que pueda tener una idea de las fechas límite de las tareas que se acercan.
Otras opciones
Seleccione los tres puntos a la derecha de la pestaña Programación y encontrará muchas otras características de Microsoft Planner.
- La conversación lo llevará directamente a Outlook para que pueda enviar correos electrónicos a los miembros del equipo.
- Los miembros lo llevarán a la página de Membresía grupal de su plan, donde puede agregar y eliminar miembros.
- Archivos lo lleva a la biblioteca de Sharepoint de grupos donde puede crear, cargar, eliminar y editar documentos relacionados con su plan.
- Notebook lanza una notebook de Microsoft OneNote dedicada a su plan.
- Sitios lo lleva a una página donde puede crear y editar un sitio Sharepoint de equipo para su plan.
También puede agregar el plan a sus favoritos, hacer una copia de su plan dentro de Microsoft Planner, exportar su plan a Excel, copiar el enlace a su plan y agregar su plan a su calendario de Outlook.
Los propietarios de grupos pueden seleccionar configuración del plan para configurar los ajustes de correo electrónico de los grupos e indicar si el grupo debe recibir un correo electrónico cuando se asigna o completa una tarea. Aquí también es donde el propietario puede eliminar el plan.
Completar tareas en Microsoft Planner
Cuando se ha completado una tarea, la persona asignada a la tarea puede marcarla como completa en su tarjeta en el tablero.
Una vez que la tarea se ha marcado como completa, puede volver a encontrarla expandiendo el menú desplegable mostrar completado.
Obtenga actualizaciones sobre su plan
Los miembros del plan pueden elegir cuándo recibir notificaciones de Planner seleccionando el ícono de configuración/engranaje, seleccionando notificaciones y especificando sus preferencias de notificación.
Otras herramientas de administración y colaboración de tareas
A veces, la gran complejidad de Microsoft no resulta atractiva para los usuarios. Si ha decidido que el paquete de software Microsoft Office 365 no es para usted, hay muchas otras excelentes herramientas de gestión de tareas y colaboración disponibles.
Independientemente de las herramientas que elija, tener un plan de proyecto organizado lo ayudará a lograr sus objetivos.
