Si usa servicios de Google como Google Docs, Google Sheets, Google Analytics, Gmail y otros, puede conectar y automatizar esos servicios usando Google Apps Script.
Piense en Google Apps Script como la versión de Google del script VBA de Microsoft. Al igual que puede automatizar acciones y tareas o personalizar macros en Microsoft Word y Excel con VBA, puede automatizar tareas y acciones en los servicios de Google. En servicios como Hojas de cálculo y Documentos, incluso puede escribir sus propios menús personalizados.
En este artÃculo, aprenderá cómo acceder y habilitar Apps Script en sus diversos servicios de Google, cómo navegar por Apps Script Editor y cómo conectar servicios. No aprenderá funciones de secuencias de comandos especÃficas, pero Google tiene una excelente documentación y tutoriales de secuencias de comandos de aplicaciones disponibles para aprender a escribir secuencias de comandos de aplicaciones.
¿Cómo acceder al editor de secuencias de comandos de Google Apps?
Puede abrir el editor de código de Google Apps Script desde varios servicios de Google. Por ejemplo, encontrará Apps Script en el menú extensiones dentro de Hojas de cálculo de Google.
En otros servicios, puede abrir el editor de Google Apps Script de las siguientes maneras:
- Google Docs: seleccione Editor de secuencias de comandos en el menú herramientas.
- Presentaciones de Google: seleccione Editor de secuencias de comandos en el menú Herramientas.
- Formularios de Google: seleccione Editor de secuencias de comandos en el menú de tres puntos.
- Google Drive: haga clic con el botón derecho en cualquier espacio en blanco, seleccione Más y seleccione Google Apps Script.
Con cualquiera de estos métodos, verá el editor de código de Apps Script abierto en una nueva pestaña. Esta es la ventana donde escribirás cada una de las funciones que componen todo tu script. De manera predeterminada, verá una función vacÃa llamada myFunction() que está lista para que comience a completar su código.
Nota: El formato del código es muy importante para evitar errores. Use comentarios como se muestra en el siguiente código para recordar lo que estaba tratando de hacer dentro de las secciones del código. Esto es muy similar a cómo funcionan los comentarios en código HTML con programación web.
Mientras navega por el editor de código, puede volver a esta sección seleccionando Code.gs en el panel de navegación izquierdo de la ventana editor. Para ver otras ventanas disponibles, desplace el cursor sobre los iconos en el panel izquierdo y se abrirá el panel de navegación principal.
La sección resumen es donde puede encontrar estadÃsticas sobre su secuencia de comandos, como cuántos errores se han producido, cuántas veces se ha ejecutado y más.
Bueno, cubra cada una de las otras secciones del editor de Google Apps Script en cada sección a continuación.
Navegando por el editor de secuencias de comandos de Google Apps
A medida que edita su código en el editor, es una buena idea seleccionar el icono del disco (Guardar) con frecuencia para que no pierda su trabajo.
Una vez guardado, verá que se iluminan las demás opciones del menú.
Éstos incluyen:
- Ejecutar: intente ejecutar todo el script de principio a fin.
- Depuración: avance a través de su secuencia de comandos una lÃnea a la vez.
- Menú desplegable de funciones: explore y navegue hasta cada una de las funciones que ha creado.
- Registro de ejecución: vea cualquier estado o mensaje de error de cada intento que haya realizado para ejecutar su secuencia de comandos.
La opción Bibliotecas en el menú de navegación izquierdo es donde puede acceder a las bibliotecas que otras personas han escrito (o que usted ha escrito y guardado en otro lugar). Esto es útil si tiene un amigo que ya escribió una función que le gustarÃa usar en Google Sheets o Google Docs, pero le gustarÃa agregar funciones adicionales además de eso.
Todo lo que necesita para agregar esas bibliotecas a su proyecto es la identificación del script. Puede encontrar esto en la sección de configuración del proyecto, que le mostrará cómo encontrarlo hacia el final de este artÃculo.
Complementos de servicios de Google Apps Script
La sección servicios es la más útil. Es donde puede integrar su secuencia de comandos actual con otros servicios de Google que pueda usar.
Cuando lo seleccione, verá abierta la ventana Agregar un servicio. Desplácese hacia abajo hasta el servicio que desea utilizar como complemento de su proyecto existente.
Por ejemplo, si desea extraer datos de su cuenta de Google Analytics en este script, puede seleccionar la API de Google Analytics y seleccionar agregar.
Si desea encontrar detalles sobre qué funciones están disponibles para usar para ese nuevo servicio adicional y cómo usarlas, seleccione los tres puntos a la derecha de la API y seleccione Ver documentación .
Esto abrirá la documentación de Google Apps Script en una nueva pestaña, que se abre automáticamente en la sección de ese servicio de Google.
Explore la documentación para ver la sintaxis de funciones, tutoriales y ejemplos de código que puede usar en su propio script.
Además, tenga en cuenta que puede navegar a otras secciones de la documentación para ver qué funciones generales están disponibles en su secuencia de comandos según el servicio que estaba usando cuando abrió originalmente el editor de código de Apps Script.
Por ejemplo, si abrió el editor en hojas de cálculo de Google, consulte la sección Hojas en el menú de documentación para conocer las funciones de hojas de cálculo de Google que puede usar en su secuencia de comandos.
Configuración y uso de disparadores de secuencias de comandos de aplicaciones
Otra función útil de Google Apps Script es la capacidad de establecer activadores en función de una serie de eventos u horarios.
Para configurar un nuevo activador para su secuencia de comandos, seleccione activadores en el menú de navegación del extremo izquierdo. En la nueva ventana activadores que se abre, seleccione el botón agregar activador.
La ventana agregar disparador tiene una larga lista de opciones que lo ayudan a personalizar exactamente cómo y cuándo desea que se ejecute su secuencia de comandos.
Nota: Muchas de estas opciones dependen del servicio para el que está escribiendo su secuencia de comandos o de las API que haya agregado.
Para configurar su activador, deberá elegir:
- Qué función lanzar inicialmente
- El origen del evento, como una fecha o hora especÃficas o un evento en su servicio, como cuando cambia una celda de la hoja de cálculo de Google o se abre un documento por primera vez.
- El tipo de evento, como cuando se abre o edita algo en su hoja de cálculo o documento de Google, o la configuración especÃfica de fecha u hora.
- Frecuencia de notificación sobre la frecuencia con la que desea recibir actualizaciones sobre cuándo fallaron sus scripts
Una vez que seleccione Guardar, es posible que vea un mensaje de error en la autorización de la secuencia de comandos si es la primera vez que guarda un nuevo disparador.
Esto generalmente se activa si tiene habilitado un bloqueador de ventanas emergentes en su navegador. Si está utilizando Google Chrome, simplemente seleccione el Ãcono de la ventana pequeña con una X roja sobre él. Cambie la configuración a permitir siempre las ventanas emergentes y seleccione listo .
Cuando vuelva a seleccionar Guardar, deberá seguir paso a paso el proceso para autorizar la ejecución del script que ha escrito en su cuenta de Google o en Google Workspace.
Primero, seleccione la cuenta de Google en la que desea permitir que se ejecute su secuencia de comandos.
Verá una advertencia de que la función personalizada o el script que escribió no está verificado por Google. Si usted es la persona que escribió el guión, esto no importa y es seguro ejecutarlo con su propia cuenta de Google o Google Workspace.
Para omitir esta advertencia, simplemente seleccione avanzado y luego seleccione el enlace Ir a <proyecto> (inseguro) en la parte inferior.
Finalmente, en la ventana de permisos, seleccione Permitir para permitir que sus funciones y secuencias de comandos personalizadas se ejecuten en su cuenta de Google o en Google Workspace.
No tendrá que repetir este proceso nuevamente, solo la primera vez que guarde o ejecute sus proyectos de secuencias de comandos personalizados de Google Apps.
Acceso a su ID de Google Script
Una nota final: es posible que desee proporcionar su secuencia de comandos a amigos o colegas para que puedan usar su secuencia de comandos o agregarla como una biblioteca a su propia secuencia de comandos.
Puede encontrar su ID de secuencia de comandos en el Ãcono de configuración en el panel de navegación del extremo izquierdo.
El ID de secuencia de comandos se puede encontrar en la sección de ID, a la derecha de ID de secuencia de comandos.
Como puede ver, el editor de secuencias de comandos de Google Apps es bastante sencillo si sabe cómo navegar a cada función que desea utilizar. Solo asegúrese de estudiar bien la documentación de Google Apps Script para que pueda comenzar a aprender cómo escribir sus scripts y todas las funciones que están disponibles para usar.
