Probablemente ahora usamos más papel que nunca, aunque es más fácil, rápido y económico manejar documentos digitales. Así que escanee esas reliquias de papel en su computadora con Windows y recicle el papel.
¿Qué tipo de archivo debo usar?
La mayoría de las aplicaciones de escaneo pueden guardar el archivo en uno o más formatos:
- BMP: también conocido como mapa de bits, este es un tipo de archivo de imagen más antiguo que rara vez se usa.
- TIFF: los tipos de archivo TIFF y TIF son mejores cuando necesita alta resolución. Use este si desea realizar impresiones de alta calidad del escaneo.
- JPEG: Muchas personas están familiarizadas con el formato de archivo JPEG o JPG. Permite guardar escaneos con un tamaño de archivo más pequeño. Sin embargo, hay cierta pérdida de calidad.
- PNG: relativamente nuevo en comparación con los demás, el tipo de archivo PNG da como resultado un tamaño de archivo un poco más grande que los JPG, pero la calidad es casi la misma que la del archivo original. En caso de duda, elija PNG.
- PDF: el tipo de archivo de documento portátil de Adobe se utiliza mejor para texto escaneado que cualquier persona debe poder leer en una pantalla o en papel. Es una mala elección para escanear imágenes, ya que el tamaño del archivo será grande y no se traducirá bien a la web.
Escanee documentos en Windows con la aplicación Windows Scan
La mejor parte de la mayoría de las impresoras es el escáner. También es la forma más común de escanear documentos en Windows. Cómo funciona esto diferirá un poco de un escáner a otro.
Los escáneres, como los de las impresoras multifunción, tienen un alimentador de superficie plana o de documentos (a veces, ambos).
- Para iniciar un nuevo escaneo, coloque el documento boca abajo en la superficie plana o boca abajo en el alimentador de documentos. La orientación exacta depende de su modelo de impresora.
- Abra la aplicación de escaneo de Microsoft. La impresora multifunción se mostrará en Escáner. Deje la fuente como configurada automáticamente. Elija el tipo de archivo deseado en el menú desplegable Tipo de archivo.
- Seleccione Mostrar más en el menú desplegable Tipo de archivo.
Puede establecer dónde se guardará el archivo resultante seleccionando Escaneos. Si lo deja en Escaneos, es probable que vaya a la carpeta Imágenes > Escaneos. Creará la carpeta Escaneos si no existe.
- Seleccione el botón Escanear para iniciar el escaneo.
- Hay una ventana de progreso de escaneo. Según el tamaño del elemento escaneado, esto puede demorar entre unos segundos y unos minutos.
- Cuando finalice el escaneo, le mostrará el nombre del archivo, como se muestra en el rectángulo amarillo. Para ver el archivo escaneado inmediatamente, seleccione el botón Ver. Se abrirá en el visor de imágenes predeterminado para el tipo de archivo. De lo contrario, seleccione Cerrar.
Escanear a Windows con Fax y Escáner de Windows
Sí, Windows Fax and Scan todavía está disponible. Aunque es un software más antiguo, permite un mayor control sobre el escaneo.
- Para iniciar un nuevo escaneo, coloque el documento boca abajo en la superficie plana o boca abajo en el alimentador de documentos. Seleccione Nuevo escaneo para comenzar el proceso.
- En la ventana Nuevo escaneo, hay varias opciones de escaneo. Puede cambiar a un escáner diferente, crear perfiles de escaneo y elegir entre Superficie plana y Alimentador de documentos como origen. También puede establecer el formato de color como color, blanco y negro o escala de grises. Luego seleccione el tipo de archivo, DPI y ajuste el brillo y el contraste. Seleccione el botón Vista previa para ver cómo se verá el escaneo, luego cambie la configuración según sea necesario.
- Cuando esté listo, haga clic en Escanear. Dependiendo de la configuración, la exploración puede tardar un poco.
- El documento escaneado se muestra en el área de vista previa grande. Resalte el escaneo que desea guardar haciendo un solo clic en él, luego seleccione Guardar como .
- Navegue hasta donde desea guardar el escaneo en Windows. Este paso le permite seleccionar un formato de archivo diferente. Elija entre TIFF, BMP, GIF o PNG, luego elija Guardar .
Escanear documentos en Windows con un iPhone
No necesita una aplicación especial para el iPhone de Apple para escanear documentos. Está integrado en iOS como parte de la aplicación Notes. Para compartir en Windows, necesitará una cuenta de Teams o OneDrive y tenerla registrada en el iPhone. Si no lo hace, también puede enviárselo por correo electrónico.
- Abra la aplicación Notas.
- Seleccione el icono de nueva nota.
- Seleccione el ícono de la cámara y luego Escanear documentos.
- Apunte la cámara al documento a escanear y obtenga la imagen lo más clara posible. Cuando esté listo, toque el círculo para realizar el escaneo.
- Habrá un rectángulo alrededor de la imagen escaneada. Toque y mantenga presionados los círculos en cada esquina para ajustar el rectángulo al documento que se va a escanear. Al sostener un círculo, se agranda y brinda una vista ampliada de esa esquina para un escaneo de precisión. Cuando esté listo, seleccione Keep Scan para continuar.
- Se puede escanear otro documento y agregarlo a la misma nota siguiendo los pasos 4 y 5. Cuando termine de escanear, toque Guardar .
- Hay otra oportunidad de confirmar que el escaneo es bueno. Si está bien, toca Listo.
- Seleccione el menú de tres puntos.
- En el menú deslizable, seleccione Compartir nota.
- Seleccione OneDrive o Teams para compartir el escaneo como un archivo PDF. Ahora abra OneDrive o Teams en su dispositivo Windows y recupere el archivo escaneado.
Escanear documentos en Windows con Google Drive
Las versiones anteriores de Android podían escanear documentos directamente desde la aplicación de la cámara. En versiones recientes, el escaneo se ha movido a la aplicación Google Drive.
- Abra la aplicación Google Drive y seleccione el botón más (+) cerca de la esquina inferior derecha.
- En el menú deslizable, seleccione Escanear.
- Coloque la cámara del teléfono para capturar el documento como desee, luego toque el botón de escaneo con la marca de verificación para realizar la captura.
- Elige automáticamente el tipo de documento PDF. Para escanear más páginas, seleccione el ícono más en la parte inferior izquierda, que se muestra aquí con un rectángulo amarillo alrededor. Cuando esté listo, seleccione Guardar.
- En la pantalla Guardar en Drive, puede cambiar el título del documento, qué cuenta usar y en qué carpeta guardar el escaneo. El valor predeterminado es Mi unidad.
Para guardar en otra carpeta dentro de Drive, toque Mi unidad y navegue hasta el lugar deseado y toque Seleccionar . La aplicación vuelve a la pantalla Guardar en Drive. Presiona Guardar .
- Si tiene la aplicación Google Drive en su computadora con Windows, se sincronizará casi de inmediato y podrá obtener el archivo en el Explorador de archivos de Windows en la carpeta Google Drive. Para enviar el escaneo a su computadora con Windows, seleccione el menú de tres puntos para el documento.
- Seleccione Compartir.
- Envíelo por correo electrónico a través de Outlook o compártalo en OneDrive o OneNote. Entonces es accesible en su dispositivo Windows a través de una de esas aplicaciones.
Escanee documentos en Windows con la aplicación de Office
Puede usar la aplicación de Microsoft Office como una aplicación de escaneo en dispositivos Android e iOS. Microsoft también tiene la aplicación Lens que funciona de la misma manera. Si tiene una licencia de Microsoft 365, vaya con la aplicación de Office porque puede hacer mucho más que escanear.
- Abra la aplicación de Office y seleccione el botón de signo más para obtener el menú Captura rápida.
- En el nuevo menú, seleccione Escanear.
- Coloque la cámara sobre el documento. Office detectará automáticamente los bordes del mismo. Toca el círculo blanco para capturarlo.
- Si es necesario, ajuste los bordes manteniendo el dedo en cualquiera de las manijas y moviéndolo. Seleccione Confirmar.
- Seleccione Listo para comenzar a guardar el escaneo.
- Las opciones permiten seleccionar el formato de archivo. Puede ser una imagen, un PDF o un documento de Word. Puede cambiar el Tamaño del archivo, pero tenga en cuenta que la calidad también cambiará. Para guardar en Windows, seleccione su OneDrive. Se sincronizará con la carpeta OneDrive > Documentos en su computadora con Windows.
Transferir documentos escaneados a Windows con la aplicación de Office
El programa de escaneo de Office tiene otra característica útil cuando desea escanear un documento y acceder a él en una computadora que no es suya. La acción Transferir archivos puede hacer eso, y ni siquiera necesita un puerto o cable USB.
- En la aplicación de Office, toque el botón Acciones.
- Desplácese hacia abajo hasta la sección Compartir archivos y seleccione Transferir archivos.
- En un navegador en la computadora, vaya a transfer.office.com, inicie sesión y luego seleccione Enviar.
- En el teléfono, toca Listo para escanear .
- Cuando se abra el sitio web de transferencias, se mostrará un código QR.
- Escanea el código QR con el teléfono.
- El teléfono (a la izquierda) y el sitio web (a la derecha) mostrarán un código. Si el código coincide, seleccione Emparejar en el teléfono y el navegador web.
- En el teléfono, seleccione el archivo o los archivos que desea transferir y luego seleccione la marca de verificación cerca de la parte superior derecha de la pantalla. Verás que el navegador web está esperando.
- Cuando ocurra la transferencia, el archivo se descargará a la carpeta de descarga predeterminada del navegador. También lo verá en el navegador web. Si desea volver a descargarlo, coloque el mouse sobre Recibido y se convertirá en un botón de descarga. Si olvidó algo, vuelva al teléfono y seleccione enviar más archivos.
- Recuerde ir al navegador de la computadora y seleccionar Conectado, luego desconectar teléfono para mantener su teléfono seguro.
Hay varios programas de escaneo para Windows, iOS y Android, pero ¿por qué no usar las aplicaciones de escaneo integradas que hemos cubierto? Ya están ahí, y estaban seguros de que disfrutará usando estos métodos para ahorrar archivos y tiempo.
