Los archivos de datos basados en texto son uno de los métodos más comunes de almacenamiento de datos en el mundo actual. Esto se debe a que los archivos de texto, en general, ocupan el último espacio y son más fáciles de almacenar. Afortunadamente, es muy fácil insertar archivos CSV (valores separados por comas) o TSV (valores separados por tabuladores) en Microsoft Excel.
Si desea insertar CSV o TSV en una hoja de cálculo de Excel, solo necesita saber específicamente cómo se separan los datos en el archivo. No necesariamente tiene que conocer los detalles sobre los datos, a menos que desee reformatear esos valores en cadenas, números, porcentajes y más.
En este artículo, aprenderá cómo insertar un archivo CSV o TSV en su hoja de cálculo de Excel y cómo reformatear esos datos en el proceso de importación, para ahorrar tiempo.
¿Cómo insertar un archivo CSV en una hoja de cálculo de Excel?
Antes de que pueda insertar un archivo CSV en su hoja de cálculo de Excel, debe confirmar que el archivo de datos está realmente separado por comas (también conocido como delimitado por comas).
Verifique que sea un archivo separado por comas
Para hacer esto, abra Windows Explorer y navegue hasta el directorio donde está almacenado el archivo. Seleccione el menú Ver y asegúrese de que el panel Vista previa esté seleccionado.
Luego, seleccione el archivo que cree que contiene datos separados por comas. Debería ver una coma entre cada dato en el archivo de texto.
El siguiente ejemplo proviene de un conjunto de datos del gobierno que contiene los resultados de puntaje de los estudiantes del SAT College Board de 2010.
Como puede ver, la primera línea es la línea de encabezado. Cada campo está separado por una coma. Cada dos líneas después de esa es una línea de datos, con cada punto de datos separado por una coma.
Este es un ejemplo de cómo se ve un archivo con valores separados por comas. Ahora que ha confirmado el formato de sus datos de origen, está listo para insertarlo en su hoja de cálculo de Excel.
Inserte un archivo CSV en su hoja de trabajo
Para insertar el archivo de datos CSV de origen en su hoja de cálculo de Excel, abra una hoja de cálculo en blanco.
- Seleccione Datos en el menú
- Seleccione Obtener datos del grupo Obtener y transformar datos en la cinta
- Seleccionar desde archivo
- Seleccionar desde texto/CSV
Nota: Como alternativa, también puede seleccionar desde texto/CSV directamente en la cinta.
Esto abrirá el explorador de archivos. Navegue hasta donde almacenó el archivo CSV, selecciónelo y seleccione Importar.
Esto abrirá el asistente de importación de datos. Excel analiza los datos entrantes y establece todos los cuadros desplegables de acuerdo con el formato del archivo de datos de entrada, en función de las primeras 200 filas.
Puede ajustar este análisis cambiando cualquiera de las siguientes configuraciones:
- Origen del archivo: si el archivo es de otro tipo de datos como ASCII o UNICODE, puede cambiar eso aquí.
- Delimitador: si se utilizan puntos y comas o espacios como delimitador alternativo, puede seleccionarlos aquí.
- Detección de tipo de datos: puede obligar a Excel a analizar en función de todo el conjunto de datos en lugar de solo las primeras 200 filas.
Cuando esté listo para importar los datos, seleccione Cargar en la parte inferior de esta ventana. Esto traerá todo el conjunto de datos a su hoja de cálculo de Excel en blanco.
Una vez que tenga esos datos en una hoja de cálculo de Excel, puede reorganizarlos, agrupar filas y columnas o realizar funciones de Excel en los datos.
Importar archivo CSV a otros elementos de Excel
Una hoja de trabajo no es todo en lo que puede importar datos CSV. En la última ventana, si selecciona Cargar en en lugar de cargar, verá una lista de otras opciones.
Las opciones en esta ventana incluyen:
- Tabla: esta es la configuración predeterminada que importa los datos a una hoja de trabajo en blanco o existente
- Informe de tabla dinámica: traiga datos a un informe de tabla dinámica que le permite resumir el conjunto de datos entrantes
- Gráfico dinámico: muestra los datos en un gráfico resumido, como un gráfico de barras o un gráfico circular
- Solo crear conexión: crea una conexión con el archivo de datos externo, que puede usar más tarde para crear tablas o informes en varias hojas de trabajo
La opción de gráfico dinámico es muy poderosa. Le permite saltarse los pasos de almacenar los datos en una tabla y luego seleccionar campos para crear tablas o gráficos.
Como parte del proceso de importación de datos, puede elegir los campos, filtros, leyendas y datos de eje para crear esos gráficos en un solo paso.
Como puede ver, hay mucha flexibilidad cuando se trata de insertar CSV en una hoja de cálculo de Excel.
Cómo insertar un archivo TSV en una hoja de cálculo de Excel
¿Qué sucede si su archivo entrante está delimitado por tabuladores en lugar de delimitado por comas?
El proceso es prácticamente el mismo que en la sección anterior, pero querrá usar el cuadro desplegable Delimitador para seleccionar Tabulador.
Además, recuerde que cuando busca el archivo de datos, Excel asume automáticamente que está buscando un archivo *.csv. Entonces, en la ventana del explorador de archivos, recuerde cambiar el tipo de archivo a Todos los archivos (*.*) para ver el archivo de tipo *.tsv.
Una vez que haya seleccionado el delimitador correcto, la importación de datos en cualquier hoja de cálculo de Excel, gráfico dinámico o informe dinámico funciona exactamente de la misma manera.
¿Cómo funciona la transformación de datos?
En la ventana Importar datos, si selecciona Transformar datos en lugar de seleccionar Cargar, se abrirá la ventana Editor de Power Query.
Esta ventana le brinda información sobre cómo Excel convierte automáticamente los datos que está importando. Aquí también es donde puede modificar cómo se convierten esos datos durante la importación.
Si selecciona una columna en este editor, verá el tipo de datos asumido en la sección transformar en la cinta.
En el siguiente ejemplo, puede ver que Excel supuso que desearía convertir los datos de esa columna a un formato de número entero.
Puede cambiar esto seleccionando la flecha hacia abajo junto al tipo de datos y seleccionando el tipo de datos que prefiera.
También puede reordenar las columnas en este editor seleccionando una columna y arrastrándola a la posición donde desea que vaya en su hoja de trabajo.
Si su archivo de datos entrante no tiene una fila de encabezado, puede cambiar Usar la primera fila como encabezados para usar encabezados como primera fila.
Normalmente, nunca debería tener que usar Power Query Editor, ya que Excel es bastante bueno para analizar archivos de datos entrantes.
Sin embargo, si esos archivos de datos son inconsistentes en el formato de los datos o si desea reorganizar cómo aparecen los datos en su hoja de trabajo, entonces el Editor de Power Query le permite hacerlo.
¿Están sus datos en una base de datos MySQL? Aprenda a conectar Excel a MySQL para incorporar esos datos. Si sus datos ya están en otro archivo de Excel, también hay formas de combinar datos en varios archivos de Excel en un solo archivo.
