Si trabaja mucho con Microsoft Word y se encuentra haciendo las mismas cosas repetidamente, cree una macro. Macro es una abreviación de la palabra macroinstrucción, que significa una serie de instrucciones para realizar una tarea.
Lo bueno de crear macros en Word es que no necesitas saber programar. Si puede presionar grabar y detener, puede hacer esto.
¿Las macros no son peligrosas?
¿Has oído hablar de que las macros son malas porque pueden contener virus? Aunque debe tener cuidado al abrir documentos de Office de personas desconocidas porque pueden tener macros maliciosas, eso no es un problema aquí. Haces tu propia macro, para que sepas que no es un virus.
¿Cómo grabar una macro en Word?
Para este ejemplo, va a crear una macro en Word para insertar su firma al final de un documento.
- Con Word abierto, vaya a la pestaña ver.
- Seleccione la flecha hacia abajo debajo del botón macros.
- Seleccione grabar macro y se abrirá una nueva ventana.
- En el campo nombre de macro:, ingrese un nombre significativo para la macro. No se permiten espacios. Utilice un guión bajo o un guión.
- En el menú desplegable almacenar macro en:, puede seleccionar qué documentos desea que se use esta macro. Si elige todos los documentos (Normal.dotm), la macro estará disponible para usted en cada nuevo documento de Word que cree a partir de ahora. Si elige un solo documento, solo se aplicará a ese único documento. Por lo general, es mejor elegir todos los documentos.
- En el campo descripción:, escriba lo que hace la macro. Esta es una macro simple con un nombre descriptivo, pero a medida que adquiera confianza con las macros, hará cosas más complejas, por lo que una descripción siempre es una buena idea.
- Puede elegir asignar macro a un botón que creará con el botón o teclas rápidas que puede elegir con el botón teclado. Ya hay muchas teclas de método abreviado para Word, por lo que un botón puede ser lo mejor. Seleccionar botón. Se abrirá una nueva ventana llamada opciones de Word.
- Aquí asignará a la macro un botón en la cinta de opciones de Word. Seleccione personalizar cinta.
- En el menú desplegable elegir comandos de:, seleccione macros . Esto nos mostrará nuestras macros en el área debajo de él.
- Necesita algún lugar en la cinta para colocar la macro. Para este ejemplo, seleccione Inicio en el área de pestañas principales. A continuación, seleccione Nuevo grupo.
- Seleccione Cambiar nombre para que pueda darle un nombre significativo.
- En la ventana Cambiar nombre, seleccione uno de los iconos para representar el grupo y luego ingrese Mis macros en el campo Nombre para mostrar.
- Seleccione Aceptar para aplicarlo. Verá el cambio en el área de pestañas principales.
- Con el nuevo mis macros seleccionado en el área de pestañas principales, seleccione la macro Normal.NewMacros.Insert_Signature.
- Seleccione agregar para insertarlo en el grupo mis macros.
- Por supuesto, querrás cambiarle el nombre. Con la macro seleccionada en el área de pestañas principales, seleccione cambiar nombre
- En la ventana cambiar nombre, seleccione un icono e ingrese un nombre simple en el campo nombre para mostrar:.
- Seleccione aceptar para confirmar el cambio. Verá el cambio en el área de pestañas principales.
- Seleccione aceptar debajo del área de pestañas principales para terminar de crear el botón para la macro.
- Continúe y cree cualquier bloque de firma que desee. Agregue un escaneo de su firma u otras imágenes. Lo que quieras. Cuando haya terminado, seleccione la flecha hacia abajo debajo del botón macros.
- Seleccione detener grabación. Eso es todo. Su macro insertar firma está hecha.
- Pruébelo buscando el botón insertar firma que creó en la pestaña inicio y selecciónelo. Su bloque de firma debería aparecer mágicamente exactamente como lo diseñó.
¿Cómo escribir una macro?
Para la mayoría de las macros, el método de grabación es la forma más eficiente de crearlas. Eventualmente, querrás hacer algo más complejo. Esto requiere escribir la macro en el lenguaje Visual Basic para aplicaciones (VBA). Tenemos la mejor guía de VBA para principiantes, así que márquela como favorita. Vamos a crear una macro para darnos el promedio de palabras por oración para ayudarnos a saber cuándo estamos siendo prolijos.
- Necesita acceso a la pestaña desarrollador que está oculta de forma predeterminada en Word. En la esquina superior izquierda de Word, seleccione archivo.
- Cerca de la parte inferior izquierda, seleccione Opciones .
- En la ventana que se abre, seleccione personalizar cinta.
- En el lado derecho, busque desarrollador y coloque una marca de verificación junto a él.
- Seleccione aceptar para cerrar la ventana. Ahora se mostrará la pestaña desarrollador.
- Seleccione la pestaña desarrollador.
- Seleccione el botón macros.
- Ingrese un nombre significativo en Nombre de la macro: deje las Macros en: como normal.dotm para que se aplique a todos los documentos de Word. Introduzca siempre una descripción en el área descripción:.
- Seleccione crear. Se abrirá la herramienta de desarrollo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
- El código que se muestra en los rectángulos verdes a continuación ya debería estar allí con un espacio en blanco entre ellos. Copia y pega el siguiente código en ese espacio:
- Dim s como rango
- Dim numWords como entero
- Dim numSentencias como entero
- NumSentencias = 0
- NumPalabras = 0
- Para cada correo electrónico en ActiveDocument. Sentences
- NúmSentencias = númSentencias + 1
- NumWords = numWords + s.Words. count próximo
- MsgBox promedio de palabras por oración + Str(Int(numWords / numSentences)) +. Menos de 15 es mejor.
- Seleccione el botón ejecutar para probar el código. Si no se ejecuta como se esperaba, edite el código hasta que se ejecute de la forma deseada.
- Seleccione el botón guardar y cierre la ventana de desarrollo.
- Cree un botón en la cinta de opciones de Word utilizando el mismo método que se muestra en las instrucciones anteriores de cómo grabar una macro.
- Encuentre el botón que acaba de crear y pruébelo.
Mi macro no funciona cuando guardo mi documento de Word
Word guarda de forma predeterminada con la extensión de archivo .docx, lo que no permite que las macros se ejecuten automáticamente. Si desea que se ejecute la macro, deberá cambiar el tipo de archivo a documento habilitado para macros de Word (*.docm).
Este tipo de archivo existe en parte para combatir problemas de seguridad de macros. Si ve esta extensión de archivo en un documento que no esperaba recibir, sospeche.
¿Qué más puedo hacer con las macros?
Puede crear macros en Excel, Outlook e incluso PowerPoint. Cualquier cosa que esté haciendo manualmente, debería poder grabar o escribir una macro para hacerlo. El uso de macros en Word junto con excelentes teclas de método abreviado de Windows multiplicará por diez su productividad.
