Cuando desea ordenar alfabéticamente en Excel, ya sea para ordenar una columna o una fila, el proceso suele ser sencillo. Sin embargo, cuando se trata de ordenar alfabéticamente varias filas o columnas, o de tratar con letras y números, el proceso puede requerir algunos pasos adicionales.
En este artículo aprenderá todo lo que necesita saber sobre cómo ordenar alfabéticamente sus datos en una hoja de cálculo de Excel.
Ordenar alfabéticamente en Excel con Ordenar
El método que utilice para ordenar alfabéticamente en Excel depende de cuántas columnas o filas contengan los datos que desee organizar.
Ordenar una sola columna de datos alfabéticamente es lo más fácil. Si tiene varias columnas y desea asegurarse de que todos los datos se alineen con la columna alfabética, hay algunos pasos adicionales.
Finalmente, hay consideraciones especiales a tener en cuenta si desea ordenar varias columnas y si los datos tienen una fila de encabezado o no.
General:
El método más simple para alfabetizar en Excel es si tiene una columna de datos. Por ejemplo, si tiene una columna con una lista de nombres.
1. Seleccione la columna de datos.
2. Seleccione el menú Inicio y seleccione el menú desplegable Ordenar y filtrar en el grupo Edición en la cinta.
3. Seleccione Ordenar de la A a la Z o Ordenar de la Z a la A según cómo desee organizar los datos.
Ahora, cuando vuelva a mirar la columna que resaltó, verá que los datos se ordenaron alfabéticamente usando el método que eligió.
¿Qué sucede si sus datos tienen números? Por ejemplo, digamos que tiene una segunda columna con las edades de cada persona.
Desea ordenar esa columna, por lo que sigue el mismo procedimiento anterior y selecciona la columna de datos.
Esta vez, cuando seleccione Ordenar y filtrar en la cinta, verá que las selecciones sobre cómo ordenar han cambiado.
Estas opciones ordenarán los números del número más pequeño al más grande, o al revés.
Clasificación de varias columnas
Hay un problema con la clasificación de columnas individualmente en una tabla que contiene varias columnas de datos.
Si solo selecciona una columna y la ordena, las otras columnas permanecen en su lugar. Esto significa que su hoja de cálculo se confundiría y los datos ya no tendrían sentido. La respuesta a esto es ordenar todas las columnas a la vez.
Hagamos esto de nuevo con la hoja de cálculo de ejemplo de nombre y edad.
1. Esta vez, en lugar de seleccionar una sola columna, seleccione toda la tabla.
2. En el menú Inicio, seleccione Ordenar y filtrar y, al igual que antes, seleccione su preferencia de clasificación.
Ahora, verá que no solo los nombres se ordenaron alfabéticamente en su hoja de cálculo de Excel, sino que las edades asociadas de la segunda columna se ordenaron junto con ellos. Esas edades se quedaron con el nombre correcto.
Esto funciona no solo con una hoja de cálculo de dos columnas en Excel, sino que funcionará independientemente del tamaño de su hoja de cálculo, siempre que seleccione todos los datos en la hoja antes de ordenarlos.
Si lo desea, también puede ordenar varias columnas en una y luego ordenar esa única columna en su lugar.
Clasificación personalizada
Notará que otra opción en el menú desplegable Ordenar y filtrar es la Ordenación personalizada.
Para ver cómo funciona esto, tomemos una hoja de cálculo mucho más grande como ejemplo. La hoja de cálculo de este ejemplo es una lista de puntajes SAT para escuelas secundarias en el estado de Nueva York.
- Seleccione toda la tabla de datos en la hoja de cálculo, seleccione el menú Inicio, seleccione Ordenar y filtrar y seleccione Ordenar personalizado.
- Verá aparecer una nueva ventana emergente donde puede seleccionar cómo se ordena específicamente cada columna. Seleccione la columna por la que desea ordenar, seleccione cómo desea ordenarla y luego seleccione cómo desea ordenarla (A a Z, Z a A o Personalizado).
Notará que hay algunas opciones interesantes de Ordenar por. Estos son:
- Valores de celda: ordenar alfabéticamente, o en el caso de números, de menor a mayor o de mayor a menor
- Color de celda: organice los datos agrupados por color de celda
- Color de fuente: organice los datos agrupados por color de fuente
- Icono de formato condicional: organice los datos por el icono en la celda desde su lógica de formato condicional
Esto ordenará toda la tabla de datos por la primera columna que haya seleccionado. Pero también puede hacer una ordenación secundaria (una vez que se ordena la primera columna seleccionada).
Simplemente seleccione Agregar nivel. De los nuevos campos que aparecen, seleccione los menús desplegables Columna, Ordenar por y Ordenar de nuevo según lo desee.
- Seleccione Aceptar y verá que toda su tabla ahora está ordenada por múltiples columnas.
Ordenará primero por la columna inicial que seleccionó, luego por la segunda, la tercera y así sucesivamente.
Nota: es posible que haya notado que las opciones de clasificación de columnas en el menú desplegable anterior incluían los nombres de los encabezados en lugar de las letras. Esto se debe a que la casilla de verificación junto a Mis datos tiene encabezados en la ventana de clasificación está seleccionada. Si su hoja de cálculo tiene encabezados, asegúrese de seleccionar esto.
Alfabetizar en Excel con filtro
Al usar el menú desplegable Ordenar y filtrar en el menú Inicio, es posible que haya notado que también hay una opción de Filtro.
Si selecciona esto, verá que aparecen flechas desplegables en la parte superior de cada columna. Cuando seleccione una de las flechas en la parte superior de cualquiera de esas columnas, verá una larga lista de opciones.
Así es como funciona cada una de estas opciones:
- Ordenar de la A a la Z o Ordenar de la Z a la A: ordene la hoja usando esta columna alfabéticamente en cualquier dirección.
- Ordenar por color: Esto abrirá la misma ventana de ordenación de varias columnas que en la última sección anterior.
Las otras opciones de filtrado en la parte inferior no lo ayudarán a ordenar alfabéticamente en Excel, pero hay muchas opciones para filtrar los datos que no le interesan. Cuando selecciona Filtros de texto, puede optar por mostrar solo datos en la hoja que:
- Es igual a un valor específico
- No es igual a un valor específico
- Comienza con una palabra o número
- Termina con una palabra o número
- Contiene una palabra o un número.
- No contiene una palabra o número
- El filtro personalizado le permite combinar cualquiera de los filtros anteriores para usar varios filtros
Como puede ver, hay muchas formas de alfabetizar (u ordenar números) en Excel. La opción que elija realmente depende de la cantidad de datos que desea ordenar, el tamaño de la tabla que desea ordenar y si desea ordenar solo por una columna o fila, o por varias.
