¿Está planeando dejar un trabajo y quiere asegurarse de obtener una copia de todos sus correos electrónicos en caso de que necesite consultarlos en un momento posterior? O tal vez solo desee exportarlos con fines de copia de seguridad en caso de que su archivo PST de Outlook se corrompa, lo que sucede con bastante frecuencia.
En cualquier caso, hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos siempre es una buena idea. Incluso si está utilizando un servicio web como Outlook.com o Gmail, no es una mala idea utilizar un cliente de escritorio como Outlook para descargar todo su correo y tenerlo almacenado localmente. Los servicios web y gigantes como Microsoft y Google pueden parecer inmunes a fallas, pero nunca se sabe cuándo puede suceder algo catastrófico.
En este artículo, le mostraré cómo exportar sus correos electrónicos de Outlook en Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 y 2016. También mencionaré el procedimiento si está utilizando Outlook para Mac. Vale la pena señalar que el Asistente de importación y exportación real es prácticamente el mismo en todas las versiones, pero el proceso para llegar al asistente ha cambiado.
Exportación de correos electrónicos desde Outlook
Si está ejecutando Outlook 2003, 2007, 2010 o 2013, consulte mi publicación sobre cómo exportar contactos de Outlook para ver el procedimiento para acceder al asistente de importación/exportación. Si está ejecutando Outlook 2016, haga clic en Archivo y Abrir y exportar.
En el menú de la derecha, haga clic en el botón Importar/Exportar.
Ahora aparecerá el Asistente para importar/exportar, que tiene el mismo aspecto en todas las versiones de Office. Para comenzar, desea seleccionar Exportar a un archivo.
En la siguiente pantalla, debe elegir el tipo de archivo: un archivo CSV (valores separados por comas) o un archivo de datos de Outlook (PST). Normalmente siempre uso PST, por lo que es más fácil volver a importar a Outlook, pero puede elegir CSV si desea importar los correos electrónicos a otro cliente de correo electrónico o incluso a un programa como Excel o Word.
En la siguiente pantalla, debe elegir lo que desea exportar. Si desea obtener todos sus correos electrónicos, normalmente selecciona bandeja de entrada y se asegura de que Incluir subcarpetas esté marcada. Si solo desea un pequeño subconjunto de correos electrónicos, puede hacer clic en el botón filtrar y luego ingresar varios criterios para reducir la cantidad de correos electrónicos para exportar.
Haga clic en Siguiente y ahora deberá elegir una ubicación para guardar su archivo CSV o PST. Hay varias opciones entre las que puede elegir que se ocupan de cómo se manejarán los duplicados.
Finalmente, haga clic en Finalizar y aparecerá una ventana que le preguntará si desea proteger su archivo PST con una contraseña opcional. Si va a utilizar una contraseña aquí, tenga en cuenta que debe tener más de 16 caracteres. Además, tenga en cuenta que no es muy seguro y puede piratearse fácilmente con el software adecuado.
Eso es todo. Ahora debería tener un archivo CSV o PST con todos sus correos electrónicos almacenados en su interior. Ahora puede copiar este archivo en una ubicación segura para hacer una copia de seguridad.
Exportar correos electrónicos desde Outlook para Mac
Si está ejecutando la versión para Mac de Office, el procedimiento para exportar correos electrónicos es diferente. En realidad, el tipo de archivo también es diferente. En Mac, solo tiene una opción: Outlook para Mac Archive File (.OLM).
Haga clic en Archivo y luego en Exportar.
Aparecerá un cuadro de diálogo donde puede elegir qué elementos desea exportar al archivo de almacenamiento. Puede elegir entre Correo, Calendario, Contactos, Tareas y Notas o puede elegir elementos en una categoría específica.
Haga clic en continuar y se le preguntará dónde desea guardar el archivo. Eso es todo. No hay otras opciones al exportar desde Outlook en una Mac.
Una vez que haya exportado sus correos electrónicos, puede leer mi publicación sobre cómo importarlos a otro servicio de correo electrónico como Gmail, si planea cambiar.
