Si dirige una empresa, es probable que se encuentre con una amplia gama de proveedores de servicios a los que puede subcontratar muchas responsabilidades diferentes: desde la limpieza y la recogida de residuos hasta la contabilidad y los recursos humanos, las posibilidades son prácticamente infinitas. Puede que incluso se haya planteado subcontratar sus necesidades informáticas en lugar de hacerlo internamente; sin embargo, es una decisión que debe estudiarse detenidamente.

Hoy en día, el funcionamiento diario de su empresa depende en gran medida de sus sistemas informáticos. Muchos propietarios de empresas creen incluso que un fallo informático podría afectar gravemente a su capacidad comercial, ya que incluso un breve periodo de inactividad afectaría enormemente a las cifras de ventas e ingresos.

Esto significa que tendrá que asegurarse de que un proveedor de servicios informáticos de alta calidad le cubra las espaldas para evitar posibles tiempos de inactividad y pérdidas de negocio. Pero, ¿cómo elegir uno cuando hay tantas opciones?

En este artículo, hemos reunido algunos aspectos en los que debe fijarse si está pensando en contratar a un proveedor de servicios gestionados.

  • Planes de pago
  • Supervisión del sistema 24/7
  • Conversación y colaboración
  • Antecedentes y experiencia

Planes de pago

Es posible que no quiera entrar directamente en las finanzas cuando hable con un posible proveedor de servicios gestionados de TI, pero esto es algo que debe saber para poder planificar en consecuencia en el futuro.

Su plan de pagos se establecerá casi con toda seguridad a través de un SLA -un acuerdo de nivel de servicio- que sirve esencialmente como contrato en el que tanto usted como el proveedor estarán de acuerdo con los términos. En él se detallarán los diferentes servicios que te prestarán y el importe que pagarás por ellos.

Al igual que con cualquier otro contrato vinculante, tendrás que revisar el acuerdo de nivel de servicio con un peine fino y asegurarte de que el proveedor es totalmente claro sobre lo que obtendrás y el precio que tendrás que pagar. No querrás acabar en una situación en la que esperes más de lo que el proveedor se ha comprometido a darte: si han declarado vagamente que puedes llamarlos en cualquier momento, querrás asegurarte de que eso significa cualquier momento si es importante para tu negocio. Es conveniente que establezcas estas cosas desde el principio para que no te enfrentes a una falta de comunicación y a un desastre más adelante.

Además de asegurarte de que los dos tenéis muy claros los servicios que te van a prestar, también querrás asegurarte de que no hay costes ocultos ni precios inesperados. Si vas a ampliar o reestructurar tu red de TI, por ejemplo, tendrás que ver cuánto te costará su apoyo durante este proceso y si esto se ajusta al presupuesto de TI que tienes en mente.

Supervisión de sistemas 24/7

Cuando entra en la oficina por la mañana, lo último que quiere es descubrir que sus sistemas informáticos han fallado durante la noche, lo que supone horas, incluso días de inactividad, que tienen que solucionarse durante el horario laboral.

Como alternativa, con el soporte 24/7 de su proveedor de servicios de TI elegido, podría entrar en la oficina, encender su ordenador y descubrir un correo electrónico que indica que se ha encontrado un problema y se ha solucionado horas antes de que usted comience su viaje, sin que ni siquiera tenga que enterarse. Sus programas de misión crítica han permanecido activos, y el potencial efecto en sus ventas y productividad que el tiempo de inactividad habría impactado está ausente.

Como sabe, los sistemas de TI se han convertido en algo vital para el funcionamiento de muchas empresas, por lo que si usted es una de ellas, es esencial asegurarse de que cualquier proveedor de servicios gestionados que elija pueda proporcionar un soporte constante como éste para detener los fallos del sistema antes de que se conviertan en problemas para toda la empresa.

Conversación y colaboración

Si no está familiarizado con los sistemas de TI, es posible que hablar con un especialista sea como intentar entender un idioma extranjero, aunque intente explicarlo lo mejor posible.

Por lo tanto, querrá asegurarse de que cualquier proveedor de servicios gestionados con el que trabaje pueda comunicarse bien con su equipo, sobre todo de forma remota a través de mensajes y por teléfono, ya que gran parte de su trabajo se realizará a distancia. Esto es especialmente útil si se encuentra en una posición en la que trabajos específicos de TI pueden ser gestionados internamente o subcontratados – puede ser una decisión difícil de tomar, pero una que es infinitamente más fácil con sólidas habilidades de colaboración y comunicación.

Un signo del proveedor de servicios de TI adecuado es su capacidad para satisfacer sus necesidades y encontrar y solucionar los problemas que usted describe, incluso si no está muy seguro de lo que está hablando o de lo que necesita. Puede que no sepa cocinar una comida gourmet, pero sabe lo que le gusta y cuándo sabe bien si acude a un chef profesional; los proveedores de TI trabajan de forma muy parecida, asegurándose de que obtiene el mejor servicio incluso cuando no está muy seguro de los detalles.

Es probable que pueda establecer su compatibilidad con el servicio a partir de las conversaciones que tenga con ellos desde el principio: si pueden aclararle sus servicios y permitirle el tiempo que necesita para explicar sus requisitos sin exigir una jerga específica, sabrá que trabajar con ellos será probablemente un proceso sin problemas.

Antecedentes y experiencia

Si quiere saber lo que un determinado proveedor de servicios gestionados puede hacer por usted, no hay mejor métrica que escuchar un relato de otra empresa similar a la suya en tamaño o sector.

Hablar con tu proveedor sobre sus otros clientes y los problemas que les han ayudado a resolver es una forma brillante de saber si te ayudarán de forma similar. Incluso si no pueden revelar demasiado sobre con quién trabajan, hacerse una idea de su experiencia puede ser muy útil a la hora de decidir si quieres trabajar con ellos.

Incluso puedes ponerte en contacto con las empresas con las que sabes que han trabajado para que te cuenten sus experiencias de primera mano. Si pueden aclararte algunos de los servicios esenciales, ya sea un servicio 24 horas al día, una lista de precios clara, una buena comunicación o todo lo anterior, podrías acabar esquivando una bala al encontrar el mejor proveedor para ti.