Los mensajes fuera de la oficina son una parte crucial de las comunicaciones comerciales. Cuando esté de vacaciones, enfermo o no en la oficina por cualquier motivo, puede configurar un mensaje de respuesta automática que responda a cada nuevo correo electrónico, haciéndoles saber que no está dentro. Los mensajes fuera de la oficina son Útil para comunicar información y dejar que el destinatario sepa cómo ponerse en contacto con usted. Veremos qué son los mensajes fuera de la oficina y algunos ejemplos para ayudarlo a crear su respuesta automática.
¿Qué hay fuera de los mensajes de la oficina?
Un mensaje fuera de la oficina es una respuesta automática que puede configurar en su cliente de correo electrónico si está fuera de la oficina porque compró un boleto para una conferencia en el día más barato para mosca. Puede que se ejecute durante un período de tiempo específico y agregar fechas exactas para que las respuestas automáticas solo se apaguen durante esas fechas. El mensaje fuera de la oficina se enviará automáticamente a los mensajes entrantes durante las fechas que decide ejecutar el mensaje automático.
Por qué los mensajes fuera de las horas son tan importantes
Los mensajes fuera de horario son vitales por varias razones y pueden comunicar información importante a los destinatarios rápidamente. No olvides mirar algunos de los ejemplos de saludo de correo de voz de pequeñas empresas para un mensaje completo. Algunas razones por las cuales un mensaje fuera de la oficina es importante son:
- Toque personal: a nadie le gusta sentir que sus correos electrónicos están siendo ignorados, pero el mensaje fuera de la oficina le permite al destinatario saber que No estás dentro y que responderás tan pronto como puedas cuando hayas vuelto.
- Generación de leads: si tiene nuevos clientes o clientes potenciales, desea asegurarse de no perder el impulso mientras está fuera de la oficina. Puede agregar un número de teléfono móvil para que tenga a alguien con quien ponerse en contacto y darles información de contacto para otra persona que pueda ayudar.
- Seguimiento: un mensaje fuera de la oficina les da a los destinatarios más detalles sobre cuándo volver a seguir con usted. Si conocen su fecha de inicio y fecha de devolución, pueden ponerse en contacto con usted, en lugar de enviarle un correo electrónico repetidamente.
- Menos presión: hay menos presión sobre usted para que responda a todos o les haga saber que está ocupado con respuestas automáticas. La gente sabe exactamente cuándo regresas y cómo ponerse en contacto contigo o con alguien más para asuntos urgentes, por lo que no necesitarás revisar constantemente tu correo electrónico cuando estás fuera de la oficina.
Qué incluir en un mensaje fuera de la oficina
El mensaje fuera de la oficina en sí puede contener información sobre:
- Por qué estás fuera de la oficina
- Cuando regreses, incluido el rango de fechas para cuando estás fuera de la oficina
- Otras formas Para comunicarse con usted, como un número de teléfono celular, si corresponde
- Otros puntos de contacto que el destinatario puede llegar en su ausencia, incluida otra dirección de correo electrónico de contacto, número de teléfono y/o sitio web comercial.
Qué evitar en un mensaje fuera de horario
- Evite agregar demasiados detalles: podría ser tentador agregar una explicación larga tal Como estás en una reunión de almuerzo, pero es mejor evitarlo. En su lugar, mantenga el mensaje de correo electrónico de su oficina automática breve y conciso.
- No incluye otra información de contacto: si es posible, siempre debe haber otro punto de contacto incluido en el mensaje para saber con quién hacer un seguimiento si es necesario.
- Incluyendo información incorrecta: antes de irse, verifique todo en su respuesta fuera de la oficina, incluido el respondedor de vacaciones, para verificar ese marco de tiempo, como la fecha de inicio y la fecha de finalización, no está disponible.
- Comprobación del formato: Dependiendo de su cliente de correo electrónico, los mensajes a veces pueden aparecer con problemas de formato. Asegúrese de verificar y ver cómo se ve su mensaje OOO en dispositivos móviles y de escritorio antes de que salga a los clientes y miembros del equipo.
Ejemplos de mensajes fuera de la oficina para usar
Si no está seguro de cómo estructurar su mensaje alejado de la oficina, hemos presentado Una muestra de OfficeMessage para diferentes situaciones para ayudar.
Simple Out Out of Office Message Ejemplo
Gracias por su mensaje. Estoy lejos de la oficina sin acceso al correo electrónico hasta (fecha), responderé cuando regrese a la oficina. Aprecio tu comprensión.
Cordial saludos «,
(nombre)
Mensaje profesional fuera de la oficina
Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina de (fecha) a (fecha) con acceso limitado al correo electrónico. Para obtener ayuda inmediata, póngase en contacto conmigo en mi teléfono celular (número) o en mi secretario xx en (número de teléfono).
Mejores saludos
(nombre)
Mensajes divertidos de Office
Gracias por el mensaje , pero este es un robot que le responde ya que (el nombre) está actualmente fuera de la oficina e intenta no verificar el correo electrónico de su oficina. Volverán en (fecha), ¡así que no dudes en ponerse en contacto entonces!
Gracias
El robot de correo electrónico
Fuera de la oficina mensajes de correo electrónico de autorponder
Esta es una oficina Mensaje de correo electrónico de AutorSponder, ya que no estoy disponible y no reviso el correo electrónico. Responderé a su correo electrónico cuando regrese a la oficina.
Este es un mensaje OOO automático, ya que estoy fuera de la oficina hasta (fecha). Responderé a su mensaje de inmediato a mi devolución. Si necesita asistencia inmediata, póngase en contacto con XX AT (correo electrónico) para obtener más detalles.
Ejemplo de mensajes de enfermedad fuera de la oficina
Gracias por su mensaje, pero actualmente estoy en licencia por enfermedad y no puedo atender el correo electrónico. Si necesita asistencia inmediata, no dude en ponerse en contacto con la oficina en XX.
Gracias por su comprensión
(nombre)
Vacaciones fuera del mensaje de la oficina
Gracias usted por su correo electrónico. Actualmente estoy de vacaciones y no puedo responder a llamadas telefónicas o mensajes hasta que regrese (fecha). Si su asunto es urgente, puede comunicarse con XX para obtener ayuda en (correo electrónico). Alternativamente, puede enviar un correo electrónico al (correo electrónico genérico de la compañía), y alguien del equipo se pondrá en contacto.
Best «,
(nombre)
Maternity Permitir el mensaje de las horas
Gracias por tu mensaje. Actualmente estoy de licencia de maternidad sin acceso a correos electrónicos o llamadas telefónicas hasta (fecha). Si su asunto es urgente, comuníquese (correo electrónico). Alternativamente, puede comunicarse con el equipo más amplio en (correo electrónico del equipo), y alguien de la compañía lo ayudará lo antes posible.
Todo lo mejor «,
(nombre)
Use estos ejemplos de mensajes fuera de la oficina para crear los suyos
Los mensajes fuera de la oficina proporcionados anteriormente son solo un punto de partida para crear el suyo propio. Al escribir su propio mensaje, piense en lo que los clientes y los miembros del equipo necesitarán saber y quién sería la mejor persona del equipo para guiarlos en su ausencia. Estos ejemplos pueden darle una idea de cuánta información incluir (o excluir) y los componentes importantes que van a crear el mensaje.
