La abogacía ha sido tachada habitualmente de lenta adaptación a la era digital. Pocos despachos estaban dispuestos a seguir la tendencia y la innovación era más parecida a un grifo que gotea que a un río que ruge. Entonces llegó 2020 y la gran disrupción. De repente, la tecnología no podía adaptarse lo suficientemente rápido.

La transformación digital de los despachos jurídicos lo ha cambiado todo. La automatización, la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la tecnología están impregnando un sector abocado a la disrupción digital en el futuro inmediato.

La revolución digital ha comenzado para los despachos de abogados lo suficientemente valientes como para abrazarla. Pero, ¿cuál es el resultado de toda esta nueva tecnología? ¿Cómo se han transformado los despachos de abogados? Echemos un vistazo al impacto que las nuevas tecnologías están teniendo en el talento, los mercados y las perspectivas de los despachos de abogados.

1.

Mientras que la transformación digital puede pertenecer a una mentalidad de «lo digital primero», el aumento de las tareas básicas está en el centro de todo. Los despachos de abogados han aceptado durante demasiado tiempo procesos letárgicos y que consumen recursos. Sin embargo, el software jurídico pionero para bufetes de abogados se ha centrado en los procesos repetitivos y obsoletos.

La investigación jurídica ha pasado de la vieja escuela de examinar libros polvorientos a escanear bibliotecas digitales. Las herramientas de IA para la investigación han avanzado lo suficiente como para que los abogados puedan descargar resúmenes de casos, disputas de decisiones de casos, recibir alertas de texto de la jurisprudencia recién acuñada, y todo ello sin tener que entender completamente la jerga legal.

Los procesos que eran excepcionalmente agotadores, como la revisión y el análisis de contratos, la facturación, la recuperación de firmas de expedientes, el archivo y la gestión de casos, se han mejorado drásticamente utilizando la IA automatizada. Al instalar un conjunto de herramientas digitales para sustituir estas tareas, los bufetes de abogados son infinitamente más eficientes y más rentables.

2. Introducción de servicios digitales

Covid-19 aceleró de la noche a la mañana la transición digital de bufetes de abogados, médicos, contables y otros. De repente, los clientes esperaban servicios virtuales 24 horas al día, 7 días a la semana, y una comodidad sin límites, como si pidieran comida para llevar. Si los bufetes de abogados querían generar ingresos, estaban obligados a hacerlo.

Los bufetes de abogados virtuales se han convertido en una realidad. Los clientes que se veían obligados a permanecer en casa se han acostumbrado a tener una opción de servicio jurídico en línea y ya no están dispuestos a realizar desplazamientos, esperar respuestas o tolerar ineficiencias. El ajuste de las expectativas de los consumidores ha exigido una respuesta.

Para los bufetes de abogados, la nueva demanda exige un replanteamiento de toda la estructura organizativa. Los bufetes deben reorientar sus objetivos y canales de marketing, los objetivos del sitio web, la experiencia de sus clientes, el conjunto de habilidades de los empleados, etc. La compra de auriculares VOIP podría haber sido el modesto requisito de entrada inicial, pero las revisiones masivas se han vuelto más probables.

Aunque los conocimientos y el dominio de la ley no han cambiado, el vehículo de entrega y la función empresarial han cambiado enormemente.

3.

El dominio de la tecnología se ha convertido en una expectativa para todos los profesionales de hoy en día. Sin embargo, como los abogados se han resistido a la innovación tecnológica durante mucho tiempo, la afluencia digital está creando una brecha de competencias. Esta brecha se reconoce en Carolina del Norte y Florida, que han exigido cursos de capacitación tecnológica a los abogados en ejercicio, y hay razones de peso para que esta capacitación se extienda a todo el país.

La obstinación por la tecnología de los abogados senior y los veteranos titulares se produce ahora a costa del bufete y de sus clientes. Es necesario un cambio de mentalidad. La tecnología está haciendo progresar al sector y los rezagados se verán perjudicados. A todos les interesa subirse al carro, pero el mensaje debe transmitirse de forma estratégica.

El cambio de mentalidad requiere estrategias mejoradas de gestión del cambio por parte de los departamentos de RRHH y los líderes. Se requerirá la capacitación de los equipos de apoyo cuando estas estrategias no estén disponibles.

Al mismo tiempo que se produce el cambio de mentalidad, se implementarán herramientas y plataformas de software que requerirán una formación adecuada. Todo el personal necesario debe ser incorporado a las nuevas herramientas y, dada la naturaleza incesante de la innovación, se espera una demanda de formación constante y cíclica.

4. Aumento y reorientación de los recursos humanos

Todas las grandes disrupciones provocan una inevitable reacción en cadena. En el caso de los bufetes de abogados, la introducción de nuevas tecnologías eficientes reduce las horas que los abogados tardan en realizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. El tiempo dedicado a la corrección y revisión de contratos, a la búsqueda de estrategias para los casos, a la preparación de informes sobre el progreso de los casos, etc., disminuye.

La reducción de recursos para estas tareas significa que los abogados tienen mayor disponibilidad para las tareas que generan ingresos. La reutilización del capital humano adicional depende en gran medida de la empresa. Sin embargo, la oportunidad de aceptar más clientes de pago sin comprometer el nivel de calidad es lo que más ganan los bufetes.

Además, permite a las empresas reconsiderar sus estrategias de contratación e incorporación. Las tareas repetitivas y reemplazables suelen asignarse a los asociados junior. Con la optimización de muchas de estas tareas a través de la tecnología, las empresas pueden contratar para diferentes áreas de interés. Por ejemplo, en lugar de contratar para la corrección de pruebas, que requiere mucho trabajo, un bufete puede utilizar ese enfoque en la búsqueda de un papel experto en tecnología o en una especialización específica. La posibilidad de mejorar los procesos de contratación es una gran ventaja para los bufetes con conocimientos tecnológicos.

5. Cambio de política reforzada

La prisa por aumentar el uso de la tecnología conlleva la responsabilidad de introducir una legislación empresarial eficaz y ética.

Ahora se espera que los bufetes de abogados introduzcan extensiones de comportamiento con dispositivos digitales en sus códigos de conducta y manuales de los empleados. La necesidad de procedimientos de protección en torno a los datos de los clientes, el uso personal del correo electrónico y el uso justo de Internet, así como la actualización de los inventarios de todo el hardware y el software tecnológico han sido impulsados por las aseguradoras cibernéticas.

Incluso el mantenimiento de registros electrónicos se está convirtiendo en una necesidad a medida que los archivos en papel se convierten en un dinosaurio de la industria legal. Para seguir el ritmo de los requisitos de las políticas de TI, el mantenimiento cuidadoso y coherente de los protocolos internos y de las políticas es una tarea continua a la que las empresas deben dedicar tiempo. Si no lo hacen, aumentarán los riesgos de ciberseguro, ciberseguridad, negligencia informativa y mala praxis.

6. Cambio en el bienestar de los empleados

Uno de los cambios más importantes pero más sutiles que están experimentando los despachos de abogados es el aumento de la moral del equipo. Los abogados son bien conocidos por su ética de trabajo y su disposición a realizar horas extras y esfuerzos discrecionales. Normalmente, esto ha supuesto un coste para el equilibrio entre el trabajo y la vida privada que afecta indebidamente al bienestar de su equipo.

Sin embargo, las nuevas tecnologías han aportado varios beneficios personales positivos. En primer lugar, las tareas que consumen mucho tiempo, como la investigación, la facturación y la revisión de contratos, son más eficientes, lo que inevitablemente acorta la jornada laboral. En segundo lugar, la posibilidad de trabajar a distancia permite a los abogados pasar más tiempo con sus familias, ya que los desplazamientos ya no perturban el tiempo de calidad.

Todos estos ajustes son una buena oportunidad para que los abogados y los equipos de apoyo den prioridad al bienestar. A largo plazo, esto impulsará la productividad general del bufete y la permanencia de la mayoría de los profesionales. A medida que la salud mental y el agotamiento disminuyan, también lo harán el absentismo, la rotación de personal y las posibles demandas por mala praxis.

7. Experiencia del cliente reimaginada

Las herramientas de gestión de casos y prácticas se están convirtiendo en la norma para la mayoría de los bufetes. Estas plataformas automatizan partes del proceso de admisión de clientes, declaraciones y gestión de relaciones. Racionalización, pero ¿a qué precio? Desde el punto de vista del bufete, tienen que pensar profundamente en las necesidades de su cliente. ¿Es accesible para sus clientes un cambio a gran escala a los portales digitales o habrá fricciones con su cambio?

Reimaginar la experiencia del cliente es una faceta crucial de la transición digital. Las empresas sólo pueden digitalizarse externamente al ritmo que sus clientes acepten. Esto significa que las empresas pueden correr el riesgo de perder a los clientes que prefieren la experiencia tradicional si se convierten en virtuales.

No obstante, a los que se sientan cómodos con la transición a la tecnología les esperan beneficios impresionantes. Los chatbots permiten la admisión y la recepción 24/7. La gestión de casos da a los clientes acceso a sus propios portales para facilitar la colaboración. Los desplazamientos a las oficinas de los abogados ya no son necesarios. Los métodos de pago se aceptan a conveniencia del cliente. Para los que se sienten cómodos con el mundo digital, la experiencia del cliente supera fácilmente los métodos anteriores.

8.

La eficiencia operativa no es el único beneficio de la digitalización de los servicios jurídicos. El alcance de los servicios también tiene un impacto positivo, lo que complace tanto a los clientes como a las empresas.

Los bufetes ya no se limitan a los clientes situados cerca de sus oficinas. La prestación de servicios virtuales significa que no son necesarias las interacciones en persona. Los bufetes pueden representar a clientes de todo el Estado, ampliando su mercado de forma exponencial.

Para los clientes, hay menos barreras para la representación legal. Por ejemplo, un residente del centro de Pittsburgh o de Filadelfia puede utilizar un servicio digital de cualquier bufete de abogados de Pensilvania y no sólo de los bufetes más caros del centro de la ciudad. La accesibilidad a una representación asequible ha crecido, lo cual es una buena noticia para los bufetes regionales.

9.

Entre las muchas ventajas de eficiencia que aporta la tecnología está la oportunidad de reducir el tamaño de los despachos. Las expectativas de los clientes y el éxito de la prestación de servicios digitales han normalizado el trabajo a distancia, por lo que ya no es necesario proporcionar espacio de escritorio para todos los miembros del bufete.

Los despachos están empezando a reducir sus necesidades de espacio a un enfoque más minimalista. Las salas de juntas y reuniones, los despachos de los altos cargos y las salas de formación son obligatorios y todo lo demás puede ser agradable de tener. El resultado es que las empresas son más esbeltas y cuentan con oficinas satélite mucho más rentables. Otra ventaja económica para las empresas que adoptan la tecnología.

En conclusión

El sector jurídico está atravesando un cambio de transición disruptivo que se ha acelerado considerablemente en los últimos dos años. Las eficiencias, oportunidades e implicaciones han afectado a todos los despachos de abogados, participen o no en una transformación digital. Los primeros en adoptarla están obteniendo una ventaja competitiva. Los rezagados están viendo disminuir su cuota de mercado. Los clientes están recogiendo los frutos.

El cambio constante no ha sido todo noticias positivas para los despachos que se modernizan. La pérdida de puestos de trabajo puede pesar mucho en los equipos de dirección y la inversión constante que se requiere para optimizar una pila de tecnología jurídica es considerable. Las amenazas de ciberseguridad, siempre presentes, crecen con la introducción de nuevas herramientas tecnológicas y los abogados titulares, tecnológicamente ingenuos, son potencialmente los más vulnerables a los ataques.

La precaria evolución a la que se enfrentan los bufetes de abogados provoca una cauta excitación. La rentabilidad, el alcance de los servicios y la eficiencia son, sin duda, las mayores ganancias, pero es necesaria una planificación cuidadosa.