Word le permite calcular la suma de una columna en una tabla, tal como lo haría en un programa de hoja de cálculo como Excel. Esta publicación le mostrará cómo hacer esto en Word 2003, 2007 y 2010/2013/2016. Como ejemplo, totalizaremos una columna de números decimales..
Word 2007 a 2016
Abra Word y coloque el cursor en la celda en blanco en la parte inferior de la columna que tiene los números que desea sumar.
- Las pestañas Herramientas de tabla estarán disponibles. Haga clic en la pestaña Diseño.
- Haga clic en el botón Fórmula en el grupo Datos.
La fórmula correcta se inserta automáticamente en el cuadro de edición Fórmula en el cuadro de diálogo Fórmula. Seleccioné 0.00 de la lista desplegable formato de número para formatear el número de la misma manera que se formatea el resto de los números de la columna. Dependiendo de sus datos, puede elegir un formato de número diferente.
- Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración.
El campo de fórmula se inserta en la celda y el total se calcula y muestra automáticamente. Si cambia alguno de los números en la columna Importe, haga clic con el botón derecho en el total y seleccione actualizar campo en el menú emergente para actualizar el total. También puede presionar F9 mientras se selecciona un campo para actualizarlo.
Hay una gran advertencia al usar fórmulas como esta en Word. Todos los datos deben ser contiguos, lo que significa que no debe haber interrupciones en los datos. Por ejemplo, eche un vistazo a los datos a continuación. Para el mes de marzo, no hay datos en la segunda columna.
Entonces, en lugar de sumar todo de enero a junio, solo suma los valores de abril a junio. Ahora, si pongo un 0 en la celda y actualizo el campo, me da la respuesta correcta que estaba buscando.
Obviamente, tenga esto en cuenta y verifique los resultados para asegurarse de que sean correctos. Este tipo de problemas normalmente no ocurren en Excel porque tiene que especificar exactamente en qué celdas desea realizar los cálculos, pero en Word, ese no es el caso.
También puede notar que no ve un botón de Autosuma en la pestaña Diseño de Word ni en ninguna de las otras pestañas. Esta característica está disponible en Word, pero no está en ninguna de las pestañas de la cinta. Para tener acceso a él, debe agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. Para hacer esto, haga clic en el botón de Office y haga clic en el botón Opciones de Word. En las versiones más recientes de Word, haga clic en Archivo y luego en Opciones.
Seleccione la opción Personalizar de la lista en el lado izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Word. Versiones más nuevas de Word, debe seleccionar Barra de herramientas de acceso rápido.
Seleccione Comandos que no están en la cinta de la lista desplegable Elegir comandos de.
Desplácese hacia abajo en la lista debajo de Elegir comandos de la lista desplegable hasta que encuentre el comando Suma. Selecciónelo y haga clic en el botón Agregar. Esto agrega el comando Suma a la lista de comandos en la Barra de herramientas de acceso rápido en el lado derecho del cuadro de diálogo Opciones de Word.
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Opciones de Word para cerrarlo. El comando Suma se muestra como un botón en la barra de herramientas de acceso rápido. Puede hacer clic en el botón Suma cuando el cursor está en la última celda de la columna Importe de la tabla que se analizó anteriormente para sumar los números de la columna.
Desafortunadamente, no puede personalizar las pestañas de la cinta en Word directamente. En nuestra publicación, Personalizar la cinta de opciones de MS Office, se analizan más sugerencias sobre cómo personalizar y usar los comandos de la barra de cinta.
Palabra 2003
A continuación se muestra una tabla de ejemplo que usaremos para mostrarle cómo totalizar una columna de números en una tabla en Word 2003. Para sumar los números en la columna Cantidad, coloque el cursor en la última celda de esa columna.
Seleccione Fórmula en el menú Tabla.
El cuadro de edición Fórmula en el cuadro de diálogo Fórmula se rellena automáticamente con la fórmula adecuada. Le daremos formato al total de la misma manera que se formatea a los números en la columna Importe. Seleccione 0.00 de la lista desplegable Formato de número.
- Haga clic en Aceptar para aceptar su configuración.
- El total se ingresa en la última celda de la columna Importe.
¡Eso es todo! Vale la pena señalar que puede insertar fórmulas más complejas en el cuadro de fórmula si lo desea, pero Word no admite todas las fórmulas compatibles con Excel, así que no se sorprenda si prueba una fórmula de Excel y obtiene un error. Para ver una lista de todas las fórmulas que puede usar en Word, consulte esta lista de Microsoft desplazándose hacia abajo hasta la sección de funciones disponibles.
