El fraude de reembolso de los gastos
Puede ser muy costoso para las pequeñas empresas. Un estudio reciente realizado por Chrome River Technologies informa que tiene potencial para que las empresas estadounidenses le cuesten hasta $ 1.9 mil millones cada año en total.
Eso es aproximadamente $ 35,000 por negocio. Small Business Trends habló con Anne Becknell, vicepresidenta senior de éxito del cliente en Chrome River Technologies sobre lo que las pequeñas empresas deben saber.
Como su nombre indica, el fraude de reembolso de gastos es un delito que ocurre cuando un empleado presenta un reclamo para recibir un pago por gastos comerciales falsos.
Cómo evitar el fraude de reembolso de gastos
Usar tecnología actualizada
Los informes de gestión de gastos de auditoría deben usar la tecnología moderna para ser efectivo. El uso de informes de gastos manuales fue el problema número uno de la encuesta.
Es sorprendente cuántas empresas pequeñas y medianas todavía están utilizando el método de la luz de las velas y el crayón», dice Becnell. «Todavía lo están haciendo por papel o con hojas de cálculo de Excel y enviándolo por correo electrónico alrededor de la empresa.
El problema con estos sistemas anticuados es la incapacidad de rastrear y ver tendencias que deberían activar las alarmas. Tecnología La incorporación de herramientas como Automated Analytics le ayuda a detectar los puntos de acceso como el mismo recibo que se ha enviado varias veces.
Becknell dice que la automatización reduce el fraude de reembolso de gastos por la mitad.
Entender a los hombres trampa más
El fraude de reembolso de gastos no es un área donde hay igualdad entre los sexos. De hecho, el informe afirma que los hombres tenían más del doble de probabilidades de cometer el crimen que sus homólogos femeninas. No solo eso, tenían más de cuatro veces más probabilidades de agregar al menos $ 1000 a sus gastos.
Sabemos que los empleados más jóvenes cometen más de estos crímenes
De hecho, casi el 83% del fraude de reembolso de gastos fue cometido por los empleados entre 25 y 44.
Implementar una política formal escrita
No solo es una política escrita importante, sino que la pequeña empresa debe tener un procedimiento para seguir que los empleados de la gerencia han procesado lo que necesitan saber. Becknell sugiere que los empleados para firmar el documento les ayuden a tomar posesión de la política.
Cuando firma algo, hay un vínculo emocional», dice ella.
Incorporar reglas de alto nivel
La política no necesita ser demasiado detallada, pero necesita establecer los límites para el gasto de gastos. Por ejemplo, si bien no necesita precisar la cantidad exacta que puede gastar en un viaje en taxi, debe decirle a sus empleados si la clase de negocios o entrenadores es aceptable.
La simplicidad debería ser uno de los puntos de referencia que usa aquí. Los contadores
No complices el proceso
A menudo ven la oportunidad de perforar los gastos de una empresa cuando automatizan el proceso. El resultado es un informe de gastos complicado y tiende a ser ruberstampado sin ser examinado adecuadamente.
Por lo tanto, es importante echar un vistazo a cuántas veces y por qué los informes de gastos pasan de persona a persona. Las pequeñas empresas deberían buscar racionalizar esa parte del proceso.
Presta atención a los gastos personales
Una de las mayores reclamaciones de fraude de gastos es sustituir los gastos personales por los comerciales. Uno de los regalos aquí son reclamos para las comidas de fin de semana cuando el empleado no está programado para viajar.
Tenga cuidado con los gastos extravagantes
Sobre un tercio de los que admitieron hacer trampa en la tecnología de Chrome River informaron haber agregado cantidades que van de $ 100 a $ 499. Las cantidades que se ven alteradas son banderas rojas que debe buscar. Por ejemplo, un recibo que parece que usó dos tipos diferentes de tinta suele ser un sorteo muerto.
Aprobar a los aprobadores
Querrá hacer una aprobación para estos recibos significativos y capacitar a los aprobadores», dice Becknell. Ella agrega que es importante que entiendan qué buscar y que sean responsables de capturar cualquier reclamo fraudulento.
Use tarjetas de crédito de la compañía como paso proactivo
Donde sea posible, usar tarjetas de crédito de la compañía desalienta las reclamaciones fraudulentas. Estas son una excelente manera de bloquear información importante como la fecha y la cantidad de cualquier transacción.
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