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Mesa redonda de la comunidad Bizsugar: equipos virtuales clave para el éxito comercial a largo plazo

by Jack
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Uno de los hallazgos clave de la reciente encuesta realizada por la comunidad de mente maestra de Bizsugar fue que muchas pequeñas empresas se centran en gran medida en el bricolaje para las cosas que tienen que hacerse fuera de su área de especialización.

No solo le cuesta un tiempo precioso, sino que una falta de experiencia puede costarle incluso más a largo plazo.

Es por eso que la junta asesora de Bizsugar, junto con algunos miembros experimentados en la construcción de equipos virtuales, recientemente se reunieron para una discusión en vivo de LinkedIn para compartir consejos, trucos y hacks para reunir equipos virtuales exitosos para obtener cosas hechas para tu negocio. Participando en la discusión son:

  • Anita Campbell, Tendencias de pequeñas empresas
  • David Elkins, Zoho
  • Ivana Taylor, DiMymarketers
  • Monique Johnson, Live Video Labs
  • Gail Gardner, GrowMap
  • Martin Lindeskog, anfitrión de podcast de Ego Netcast
  • John Lawson, Colderice Media

Bizsugar Roundtable-Equipos virtuales y éxito comercial

Cubrimos mucho terreno en la conversación grupal de una hora de larga duración , desde cómo decidir cuándo atraer ayuda virtual, hasta consejos para contratar asistentes virtuales, hasta qué aplicaciones y sitios usar para administrar trabajadores virtuales. A continuación se muestra una transcripción editada de una parte de la conversación. Haga clic en el reproductor de SoundCloud incorporado a continuación para escuchar la conversación completa.

Determinando el momento adecuado para hacer bricolaje, automatizar y/o traer asistentes virtuales

Anita Campbell: Soy un gran creyente en hacer todo. Soy un gran creyente en la automatización de dónde puede, en primer lugar, porque casi siempre será más barato y obtendrá más lo que llamaría datos que pueda usar. Si automatiza, use el software durante todo lo posible.

Sin embargo, hay cosas que simplemente no puedes automatizar y no debes automatizar, definitivamente no debería. Quiero decir, solo estábamos hablando en nuestra reunión de equipo anteriormente sobre la necesidad de tener personalidad, llevar personalidad a su negocio, y creo que eso es importante para cualquier pequeña empresa. Tienes que darle a la gente algo para recordar su negocio. Y la personalidad, ya sean las personas involucradas con la personalidad o su marca o lo que sea, lo que todo importa. Y todo eso proviene de la gente. Y hoy, puede obtener mucho de eso por personas que trabajan de forma remota y virtualmente.

Una de las cosas que he hecho es que he reunido un equipo realmente por personas autoseleccionadas, y lo que quiero decir con eso es personas que se interesaron en nosotros y luego se pusieron el equipo. Sabes, no es necesariamente que saliera y recluté a alguien, pero si miro a todas las personas en esta llamada hoy, todas estas son personas que de alguna manera se interesaron en nosotros. Conozco a Martin desde que comencé en línea, y eso es porque Martin vino y visitó mi sitio, y comenzó a comentar y lo conocí. Y han pasado 17 años, desde Estocolmo, Suecia. Lo siento, Gotemburgo, no Estocolmo. Gotemburgo. Nunca lo he conocido en persona, pero siento que lo conozco. Así que siento que es realmente importante usar todas las ventajas que puedas y esa es una combinación de cosas.

Ivana Taylor: Si ha leído el libro, el e-mih si lo tiene, recójalo y lea nuevamente, porque Michael Gerber ofrece excelentes consejos sobre la subcontratación. Entonces, el primer consejo es que debe documentar sus procesos. ¿Sabes lo que hice? Simplemente me senté, y durante unos 30 días, usé la herramienta y mantuve un registro de tiempo para realizar un seguimiento de lo que hice y cuánto tiempo tardó en hacer esto.

Entonces, una vez que hayas hecho eso, estás empezando a notar patrones, verás que hay cosas financieras que estás haciendo como facturar y cosas así. Luego había cosas físicas que estaba haciendo, como escribir un artículo, por lo que hubo investigaciones involucradas. Hay todos estos diferentes pasos de las cosas que estás haciendo. No vas a saber lo que estás haciendo hasta que lo documentes y obtienes una imagen real de lo que está sucediendo.

Este es el mejor consejo del E-Myth, una vez que haya realizado su larga lista de tareas, elija las que solo usted puede hacer. Este tipo de escucha vuelve a lo que dijo Anita, que es la personalidad. Puedo externalizar muchas cosas. Y sé, no se deje engañar, vendedores de bricolaje. Hay cosas que absolutamente necesita subcontratar, y luego hay cosas que no puede externalizar.

Entonces, si has realizado esas tareas, ahora puedes comenzar a agruparlas. Estas son cosas financieras, estas son cosas de marketing, estas son cosas de las redes sociales. ¿Sabes de que estoy hablando? Y así, la gente siempre se pregunta cómo hago tanto con tan poco, y ese es el secreto. Recoge el e-mih.

David Elkins: Sí, Ivana me hizo pensar un poco sobre las primeras etapas de mi equipo. Dirigí un equipo de en este punto 12 editores que trabajan con nuestros equipos de productos en Chennai, India. Ahí es donde se construyen todos los productos de Zoho y se encuentran todos nuestros especialistas en marketing. Y así, mi equipo es una especie de equipo localizado para que Estados Unidos ayude a apoyar esos esfuerzos de marketing.

Y estaba pensando al principio, cuando comenzamos a establecer este proceso, de cómo tenemos 45 productos diferentes, cada producto tiene entre tres y 15 vendedores, esos son cientos de personas. involucrado en este tipo de cosas. Y recordé una lucha temprana que tuvimos, que era la cantidad de ancho de banda mental que se asumió al no tener cosas automatizadas, tratando de manejar todo en nuestras propias cabezas, tratando de asegurarse de que cada T se cruzara, cada yo, cada yo. me salpicó. Eso realmente comió un montón de ancho de banda.

Y creo que es algo que es cierto para cualquier posición gerencial, pero cuando cambia a remoto, significa que tienes que hacer muchas cosas internas a tu propia mente en lugar de poder Di: «Oye, ¿puedes encargarte de esto? ¿Puedes echar un vistazo a esto?

Entonces, lo que hicimos es construir una aplicación personalizada para ayudar a administrar ese proceso, dependiendo de la complejidad de qué estás haciendo. Quiero decir, en algunos casos, puede encontrar soluciones y herramientas que funcionen fuera de la caja. En algunos casos, dependiendo de cuán complejos sean sus sistemas, cuán complejos son sus procesos. A veces, armar algo que está totalmente adaptado a exactamente lo que estás haciendo puede ser un gran salvavidas.

Mi equipo, probablemente hemos editado, creo que el último recuento fue de aproximadamente 5 millones de palabras de contenido. Y si estuviera tratando de hacer eso cómo lo hicimos al principio, que era alguien que me enviaría un correo electrónico y luego escribiría en una almohadilla legal amarilla, «Oh, recuerda editar este documento,» Yo lo haría. he perdido la cabeza.

Así que creo que es un gran, construyendo de lo que Ivana estaba diciendo, esa idea de echar un vistazo a las cosas que están comiendo mucho tiempo y también comiendo mucha de tu energía mental. Porque a veces estas pequeñas cosas, como hacer un seguimiento de todas las solicitudes que entran, eso no tomará mucho tiempo, pero tomará un montón de energía. Y creo que la energía también es un recurso importante para conservar a su equipo.

Monique Johnson: Me gustaría también saltar aquí muy rápido, Brent. Me encanta ese libro, Ivana, así que estoy tan contento de que lo menciones. E incluso simplemente construyendo lo que dijiste y David dijo, porque hay algunas personas que podrían estar escuchando esto o mirándonos y diciendo: «Oh, hombre, tengo que hacer muchas tipificaciones y mucho de escribiendo.

Bueno, ustedes saben que soy la persona de video, y en el mundo de hoy con las herramientas y todo, no lo hagan tan difícil para documentar su proceso. ¡Hay diferentes herramientas desde el telar hasta la UP! Gratuito para pagar donde puede compartir cuáles son las cosas que está haciendo y crear lo que Ivana estaba diciendo, SOPS, procedimientos operativos estándar. Para que cuando llegue el momento de contratar o subcontratar para construir este equipo virtual, no es como si traigas a alguien y es como: «Oh, ¿qué les digo?» O, «Ve a leer este documento.

Muchas veces el video, especialmente si son pequeños y sucintos, y las personas también son muy estudiantes visuales, tienen la documentación escrita como David dijo, pero dijo que David, pero dijo, pero También diría que tome el video e incluso lo transcribiera. Y si tiene que actualizar un nuevo video para cualquier actualización, lo vuelve a transcribir. Pero tener ambos ayuda a abordar diferentes modalidades que tenemos. Creo que eso ayuda mucho cuando se trata de construir un equipo virtual.

Encontrar los asistentes virtuales correctos para cómo trabaja

John Lawson: está bien, entonces la mayoría de mis virtuales, contraté de Filipinas, y utilicé en línea Jobs.ph . ¿Bien? En líneajobs.ph versus cualquiera de los otros. He probado otros, pero cuando se trataba de agregar miembros completos del equipo, descubrí que uno es el mejor.

Una de las cosas que hago, y sugeriría que todos lo hagan, es que oculto códigos dentro de mi texto para el anuncio para el trabajador. Entonces, lo que quiero decir con eso es que si estoy buscando un trabajador, diré: «Este es el trabajo #75124», pero lo pondré al final. Tienes que decir Job #75124 en tu respuesta, y de esa manera sabré si lo leen o no. Debido a que muchos trabajadores como ese, ya sean en cinco o en cualquier otro lugar, ofertarán en su trabajo, pero están ofertando en el trabajo de todos y no leerán la descripción en absoluto. Entonces, si esconde pequeñas cosas así, esa es una de las cosas clave que hago.

El otro, esto es una gran clave, porque como dije, estoy contratando gente para mi equipo. Estas son personas de las que quiero depender. Y entonces hago una pregunta durante la entrevista, digo: «¿Dónde te ves en los próximos tres o cinco años?» Y hago esa pregunta. Si responden a esa pregunta: «Bueno, me veo siendo médico o dentista después de terminar mi escuela,» No estoy contratando tu trasero. Eso no es a quien quiero. Si me respondes: «Puedo verme como el líder del equipo y ayudarte a hacer crecer tu negocio», esa es la persona que quiero. Así que veré pequeñas cosas como esa para ver realmente la intención de la gente.

Y otra cosa es que si está contratando a estos trabajadores, creo que es mejor contratar a un trabajador a tiempo completo que un trabajador a tiempo parcial, especialmente cuando estás hablando de Filipinas donde Les está pagando literalmente el 20%, incluso el 10% de lo que le pagaría a un trabajador estadounidense, ¿por qué no? Si los tienes, si estás pagando el 10% de ellos, ¿por qué ponerlos a tiempo parcial? Póngalos a tiempo completo para que tengan tu No quiero que la gente sea la luz de la luna. No quiero que la gente trabaje para dos y tres clientes. Trabajas para mí, trabajas conmigo. Necesito toda tu atención.

Brent Leary: Te daré uno. Hago muchas transcripciones y Rev es excelente para mí. Pueden cambiar una transcripción de 15 minutos en dos horas o menos, y está muy bien hecha. Y eso es parte de ser virtual también. No conozco a la persona que lo está haciendo, solo presento mi solicitud y hacen la coincidencia de la persona que sería la mejor opción para hacer este trabajo, y manejan todas esas cosas. Así que eso es parte, considero que Rev es un equipo virtual, incluso si no es una persona individual. Me ayuda a hacer mis cosas.

David Elkins: Honestamente, para mí, una cosa sobre construir un equipo virtual es si va a ser un equipo de tiempo completo donde realmente esperas que sea un entorno muy cohesivo de personas , puede que esta no sea una respuesta muy satisfactoria, pero considero que la recomendación personal es realmente importante al construir un equipo virtual. Si estoy contratando a alguien localmente, sé que voy a poder sentarme con esa persona, vamos a construir una relación. Habrá confianza que se desarrollará con el tiempo.

Pero cuando cambia a un proceso totalmente virtual, especialmente uno que no es fácil establecer métricas y puntos de referencia donde sea como, «Necesito que transcriba 5,000 palabras al día». Eso es fácil de medir. Cosas que son más difíciles de medir, realmente siento que esa conexión personal es importante porque tener un poco de esa relación, tener un poco de consecuencia social si esa persona termina siendo escamosa o no dar un paso al frente.

Creo que para los equipos permanentes que estás construyendo, sacando de las redes sociales, tus redes sociales personales, es realmente útil para mí. Las contrataciones remotas más exitosas que he hecho han llegado a través de esa fuente.

Anita Campbell: Sabes, usamos nuestro sitio web, por lo que hemos reclutado a muchos escritores independientes con solo tener un enlace en el pie de página. Dice: «Buscando escritores». Lo adjunta a un formulario y luego hace que las personas completen el formulario, solo pregúnteles algunos fragmentos de información y puede evaluar a las personas de esa manera. Eso ha funcionado muy bien para nosotros.

Otra cosa que hemos hecho es que también hemos aprovechado a nuestros trabajadores independientes existentes, por lo que si obtienes una persona que trabaja contigo, puedes tocarlos. Por ejemplo, tuvimos a alguien de Etiopía que nos escribió durante varios años, y hablamos con él y él dijo: «Sí, conozco a varias personas y me encantaría involucrarlos». Y en realidad reclutó a otras personas localmente para que nos ayudemos a escribir, y para hacer un trabajo de SEO, etc. Eso funcionó muy, muy bien.

Gestión de miembros del equipo virtual con software de gestión de proyectos

Gail Gardner: Sí, bueno, he estado trabajando en línea por completo durante más de 20 años, y trabajo con personas en una docena de países más o menos, y he tenido VA en Filipinas y en la India. Y la mejor manera en que encuentro gente es que encuentro una buena, y luego me atrapan a otras personas. Porque en esos dos países, hay grandes compañías que contratan a un grupo de personas, las capacitan en una habilidad particular, y luego, cuando su contrato con quien haya terminado, los dejen ir al mismo tiempo. Y entonces es bastante fácil para ti conseguir uno y luego hacer que te hagan saber: «Oh, su contrato estará despierto a X Time. ¿Cuántos quieres?» Y recógelos de esa manera.

Y así es como encuentro a las personas, pero la mejor manera para mí es que tienen que comunicar la forma en que me comunico. Entonces, en mi caso, no me gusta el correo electrónico. Tengo tanto correo electrónico que hace que mi cabeza explote. Entonces tienen que usar Skype. Todas mis personas con la que trabajo, todos mis colaboradores y todos mis clientes, y todos mis VA, todos usan Skype para que pueda enviarles un mensaje y esperar una respuesta en vivo dentro de un tiempo razonable. Mientras que siento que envías un correo electrónico a alguien, cae en un balde en algún lugar y quién sabe si alguna vez lo verán.

Así que eso es para mí, y también uso sistemas de gestión de proyectos. Uso Trello, uso Zoho Connect, uso Wrike para diferentes cosas. Diferentes personas y diferentes grupos se encuentran en diferentes sistemas de gestión de proyectos. Y me encantan los sistemas de gestión de proyectos. Si nunca has hecho uno, elige a Trello primero. Es gratis. Es muy visual. Puede obtener sus procesos muy estructurados y puede hacer listas de verificación. Como cuando obtengo una nueva persona, tengo una lista de verificación muy detallada. Y todo lo que hacen, diré: «Está bien, comienza esta. Aquí está tu lista de verificación. Quiero que lo revises mientras lo haces». Luego ve al siguiente. La misma lista de verificación está allí, revise eso mientras lo hace.

Así que sé que realmente están haciendo lo que les pido que hagan, porque si lo revisan y voy a verificar y realmente no lo hicieron, entonces sé que nosotros ‘Va a tener un momento de llegada al jesus, y van a aprender a hacerlo de la manera que pregunte. Ese es un problema con el que te encontrarás. Simplemente decidirán dejar de hacerlo de la manera que lo hayas pedido y hacerlo de otra manera, por lo que realmente no puedes simplemente delegar y olvidar.

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Esto es parte de uno-Serie de entrevistas en uno con líderes de opinión. La transcripción ha sido editada para su publicación. Si se trata de una entrevista de audio o video, haga clic en el reproductor integrado de arriba o suscribirse a través de iTunes o a través de Stitcher.

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