Los 10 mejores pasos para preparar un evento de negocios impresionante - 3 - septiembre 23, 2021

Los 10 mejores pasos para preparar un evento de negocios impresionante

Los 10 mejores pasos para preparar un evento de negocios impresionante - 5 - septiembre 23, 2021

Planificar un evento empresarial puede ser una hazaña bastante dura. Celebrar un evento para cientos de personas, con tu reputación en juego, puede ser difícil.

Tienes que asegurarte de que todo esté en orden y funcione sin problemas para que las personas para las que celebras el evento se lleven una buena y duradera impresión.

Si los estándares del evento no están a la altura, es probable que la gente no esté interesada en volver a asistir a tus eventos, y eso nunca es bueno para el negocio.

Los 10 pasos principales para preparar un evento de negocios impresionante

Aquí están los 10 pasos principales para preparar un evento de negocios impresionante, que deje a la gente con ganas de más en el futuro.

1. EMPEZAR A PLANIFICAR CON TIEMPO

Obviamente, éste iba a ser el primer punto de esta lista. Si vas a celebrar un evento, tienes que empezar a planificarlo desde el principio.

No hay nada peor que llegar a una fecha límite en la que un centenar de personas confían en ti y tú no estás ni mucho menos preparado para entretenerlas.

Así que prepara tus planes meses antes del evento real. Empieza a pensar en los otros 9 pasos que voy a mencionar, mucho antes de que el evento tenga lugar.

Cuanto más grande sea el evento, más tiempo de planificación necesitarás para poder llevarlo a cabo. Saca una libreta y empieza a anotar las ideas que tengas. Celebra reuniones con los demás coorganizadores y empieza a tomar decisiones sobre lo que quieres hacer desde el principio.

2. ORGANIZA UNA ESTRUCTURA

Si estás planificando un evento, necesitarás una estructura sólida sobre cómo va a desarrollarse todo. Puede haber muchas complicaciones que te hagan más difícil conseguir una estructura.

¿Cuántos ponentes habrá en el evento?

¿Durante cuánto tiempo hablará cada uno de ellos?

¿De qué van a hablar?

¿Cuánto tiempo tardarán en prepararse?

¿Hay pausas entre los oradores para otras actividades?

Todas estas son cosas en las que tienes que pensar, y si hay cualquier tipo de duda, tu público empezará a perder la fe en ti.

3. ENCONTRAR EL LUGAR Y LA HORA ADECUADOS

¡El lugar y la hora adecuados para celebrar tu evento son absolutamente cruciales! ¿Qué pasa si la gente no puede asistir porque es una hora realmente inoportuna, o el lugar está demasiado lejos para que puedan llegar?

Empieza a buscar lugares en los que puedas celebrar el evento, en tus fases de planificación. Cuando busques lugares, tendrás que preguntarte si tienen capacidad para la cantidad de personas que quieres atender y si están cerca de tu público objetivo.

Tal vez seas una empresa local, o tal vez una empresa más grande que necesite celebrar eventos en grandes ciudades que la mayoría de la gente conozca o esté cerca.

4.

Para que su evento empresarial tenga éxito, la comunicación es fundamental.

Puedes tener un lugar bonito y caro con un público increíblemente numeroso, pero si tus habilidades de comunicación son deficientes, las personas a las que les hablas no podrán aprender ninguna información nueva ni llevarse a casa el mensaje que intentabas darles.

Por eso, si eres un orador en un evento, tienes que practicar tu discurso de antemano, quizás con tus amigos o familiares, para acostumbrarte a transmitir tu mensaje.

Pide que te respondan, y si han entendido el punto exacto que intentabas comunicar, lo estás haciendo bien.

5. Consigue algunos voluntarios que te ayuden

No puedes organizar un evento tú solo. Tal vez haya algunos coorganizadores que te ayuden a organizarlo todo, pero aun así es buena idea conseguir algunos voluntarios a los que no les importe ayudarte.

Tal vez estén interesados en aprender más sobre la planificación de eventos o sobre el tema que trata tu evento, por lo que es una gran experiencia para que se incluyan en él.

6. Establezca sus objetivos para el evento

Para que el evento de negocios sea un gran éxito, primero tiene que fijarse algunos objetivos para el evento. De lo contrario, no estará muy claro lo que quieres conseguir y, por lo tanto, es muy poco probable que lo consigas.

Escribe tus objetivos para el evento, y entonces la forma de presentarlo, estructurarlo y llevarlo a cabo cambiará ligeramente para alinearse con tus objetivos.

7. Dirígete a tu público ideal

Los eventos serán completamente diferentes entre sí dependiendo del público al que vayan dirigidos. Los distintos grupos de edad reaccionan de forma diferente, por lo que es importante tenerlo en cuenta.

Por ejemplo, si organizas un evento sobre blogs, tienes que tener muy claro si es algo para blogueros principiantes, intermedios o expertos. Todo será completamente diferente en función de estos tres niveles.

No sólo lo que se discute, sino también la rapidez con la que se discute, el formato en el que se discute, etc. Así que el público al que te diriges es realmente importante para que el evento sea un gran éxito.

8.

El presupuesto es siempre un factor importante a tener en cuenta durante todo el proceso de organización del evento.

Téngalo en cuenta en cada paso. Lo último que quieres es gastar una gran parte de tus fondos en el lugar, el catering y la decoración, para luego no tener suficiente para pagar a los oradores que realmente transmitan el mensaje.

9. Los pequeños detalles son cruciales para perfeccionar la apariencia y la eficacia de su evento. Desde la decoración de las mesas y el catering, hasta la personalización de diversos elementos visuales con el logotipo de su empresa.

Los pequeños detalles son los que harán que su evento destaque y que la gente se vaya con un recuerdo positivo y duradero.

10. Comercializar y publicitar el evento

Por último, incluso si perfeccionas tu evento, clavando todo en una ‘T’, todavía necesitas comercializarlo y publicitarlo. Estás listo para ponerlo en marcha, pero hay un problema. Nadie se ha presentado al evento.

Es muy importante que dejes presupuesto para publicitar tu evento, y mucha gente cae en este obstáculo. Se gastan todo el presupuesto en la preparación del evento y se olvidan de dejar algo de dinero para la publicidad.

En conclusión

La planificación y celebración de un evento empresarial es una gran tarea, y hay que dedicarle mucho tiempo y reflexión. Estos son los 10 pasos básicos que debes tener en cuenta a la hora de planificar un evento empresarial, para asegurarte de que se desarrolle sin problemas y deje una impresión duradera.

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