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Estas dos herramientas reinventarán su experiencia telefónica

by Jack
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Dirigir una pequeña empresa significa tratar de destacarse en un paisaje que es más competitivo que nunca, haciendo uso de recursos limitados y probablemente usando múltiples sombreros a la vez. Cada dólar cuenta, lo que a menudo requiere renunciar a herramientas útiles en nombre de reducir los costos, como un sistema telefónico comercial. Si bien son útiles de muchas maneras, también son caros y no siempre son adecuados para equipos cuyos miembros trabajan de forma remota o viajan a menudo.

Hay una alternativa bastante simple: olvida un sistema telefónico. ¡Solo usa tus teléfonos celulares! Todos tienen uno, son geniales, que necesitan cualquier otra cosa. ¿Derecha? Ciertamente es una opción, pero que viene con desventajas, y gracias a la nueva tecnología, ya no hay necesidad de establecerse. Ingrese el sistema de teléfono en la nube.

En el resto de este artículo, explicaremos:

  • Qué es un sistema telefónico basado en la nube.
  • Lo que se está perdiendo sin un sistema de teléfono en la nube.
  • Cómo fortalecer aún más su experiencia telefónica con un servicio de respuesta.

¿Qué es un sistema telefónico basado en la nube?

Un sistema telefónico basado en la nube (también conocido como sistema telefónico virtual) esencialmente le da a su teléfono inteligente toda la funcionalidad de un sistema telefónico comercial sofisticado sin el precio aterrador o hardware innecesario. Son ágiles (la configuración implica poco más que descargar una aplicación), asequibles (sin contratos, precios mensuales bajos), y van a donde quiera que vaya. Diseñado para que su negocio parezca lo más pulido y profesional, los sistemas de teléfonos en la nube son, sin duda, el futuro de las comunicaciones comerciales.

¿Cómo puede mi negocio beneficiarse al usar uno?

Utilizando su número de teléfono personal, ya que su número de negocio conlleva una serie de desventajas e inconvenientes, el primero de los cuales es: no es profesional. A los ojos de la mayoría de los clientes, un negocio establecido tiene un número de teléfono dedicado. Un número de teléfono personal en lugar de uno puede hacer que se vea más pequeño, un problema potencialmente costoso y fácil de evitar. Cuando configure su sistema de teléfono en la nube, elegirá un nuevo número de teléfono o puerto local o gratuito en un número existente. Este número sonará a cualquier teléfono que desee, dándole a usted y a su equipo un mejor control de sus llamadas telefónicas.

Que carece de un sistema telefónico comercial también puede crear dolores de cabeza para sus clientes. Llegar a una persona o departamento específico en su empresa en el teléfono es mucho más difícil cuando todos usen su propio número de teléfono, publicitar doce números de teléfono a la vez no es exactamente agradable visualmente, y puede apostar a que llamarán rápidamente a un competidor Después de una experiencia telefónica frustrante. Aquí es donde brilla su sistema de teléfono en la nube: los controles de enrutamiento de llamadas conectan sus personas que llaman a todos en su equipo desde el mismo número de teléfono. Una vez que llaman, se les solicita que presionen 1 para esta persona, 2 para ese departamento, etc., y la llamada suena directamente al teléfono de ese usuario. En el caso de un departamento o grupo de usuarios, la llamada sonará a todos sus teléfonos a la vez, por lo que quien esté disponible en ese momento puede responder rápidamente.

Hay una gran cantidad de conocimientos procesables para analizar cómo su negocio usa el teléfono. ¿Gran parte de su negocio proviene de una determinada área geográfica? ¿Están sus teléfonos más ocupados en ciertos días o en ciertos momentos? ¿Esa campaña publicitaria condujo a un aumento en las llamadas? Sin embargo, acceder a esa información es mucho más difícil si sus llamadas comerciales tienen lugar en un puñado de diferentes teléfonos celulares. Con un sistema telefónico en la nube equipado con análisis, toda la información de su llamada está disponible en informes detallados, por lo que siempre está informado y actualizado.

Un servicio de respuesta captura cada llamada.

Si bien un sistema telefónico en la nube fortalece absolutamente su estructura de comunicación empresarial, algunas llamadas inevitablemente pasarán a través de las grietas. La llamada perdida ocasional puede no parecer un error desastroso, pero esa llamada perdida podría ser su nuevo cliente más grande, solo un deslizamiento más que se puede evitar completamente con las herramientas adecuadas a su disposición. Un servicio de respuesta con disponibilidad 24/7 mantiene sus llamadas telefónicas cubiertas y compensa las llamadas de los clientes que buscan información básica (horario comercial, política de devolución, precios, etc.).

Los mejores servicios de respuesta hacen mucho más que tomar mensajes: los agentes capacitados por expertos pueden procesar pedidos, administrar citas, actuar como una mesa de ayuda, llamar a la pantalla, recopilar información de clientes potenciales y más. Todo esto sucede en función de su guión personalizado, que ayuda a los agentes a sonar exactamente como un miembro de su equipo. Y una cosa más: los mejores servicios de respuesta pueden integrarse con cualquier sistema en línea que tenga en su lugar, como un CRM o un software de gestión de casos como Salesforce o Clio.

Una vez que haya configurado su servicio de respuesta, pueden intervenir para responder llamadas tan a menudo como desee. ¿Estás despegando para la semana? ¿Solo quiere llamadas comerciales durante el horario comercial? Incluso puede enrutar las llamadas a su teléfono primero, luego el servicio de respuesta si no responde en un cierto período de tiempo. Controlas tus llamadas, y siempre serán respondidos por una persona amigable y conocedora.

Es cierto, las pequeñas empresas tienen que hacer más con menos, lo que puede ser una desventaja. Afortunadamente, las sofisticadas herramientas telefónicas que alguna vez fueron inaccesibles para las empresas más pequeñas ahora existen en una aplicación móvil que es flexible y asequible. Las características flexibles de un sistema telefónico en la nube combinado con el soporte confiable de un sistema de contestadores son un dúo poderoso que garantiza que nunca desperdicie otra llamada telefónica.

Foto a través de Shutterstock

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