25 ejemplos de malversación de fondos y robo en el lugar de trabajo - 3 - mayo 9, 2022

25 ejemplos de malversación de fondos y robo en el lugar de trabajo

Un día horrible que te despiertas y te das cuenta de que un empleado en el que confiaba ha estado malversando de tu empresa. Es una de las cosas más devastadoras que le sucede al propietario de una pequeña empresa.

Abundan los ejemplos de malversación de fondos y no hay escasez de formas en que los empleados roben.

El objetivo de este artículo es ayudarlo a detectar las señales de advertencia. Si puede pensar como un malversador, sabrá qué buscar para proteger su negocio.

Y protegerlo, ¡debe! Las consecuencias de la malversación de fondos pueden ser catastróficas para una pequeña empresa. Según el estudio de malversación de fondos HISCOX, la cantidad media de robo de empleados es de $ 294,000.

La siguiente lista de ejemplos de malversación de fondos se basa en mi conocimiento profesional. Al principio de mi carrera, fui abogado interno en un banco regional. Investigamos cientos de casos de malversación de fondos que involucran a clientes del banco, a menudo pequeñas empresas. Más tarde me desempeñé como vicepresidente de recursos humanos en una corporación donde también traté con otros tipos de robo y fraude en el lugar de trabajo. Así que lo he visto todo.

¿Qué es la malversación de malversación?

Antes de ver ejemplos de malversación de fondos, primero entendamos lo que significa malversación de fondos.

Malversación de fondos es cuando un empleado o alguien más en un puesto de confianza roba su negocio. Usan el dinero u otros activos para su propio uso. La malversación de fondos

A menudo implica un delito de collar blanco donde se toman fondos de cuentas bancarias, o tal vez donde se trata de fraude de falsificación o fraude de nómina. Pero no se limita a esas circunstancias.

El malversación de fondos es un delito: la persona generalmente está acusada de robo de delito grave bajo la ley estatal. En ciertas circunstancias también puede ser un delito federal. Las sanciones pueden involucrar tiempo de cárcel y multas. El tribunal generalmente le ordena al malversador que pague la restitución al negocio. Sin embargo, las empresas rara vez se pagan en su totalidad.

Ejemplos de malversación de fondos

Aquí están los 25 mejores ejemplos de malversación de fondos y robos en el lugar de trabajo para tener en cuenta:

Cheques de forja

El empleado escribe cheques de la empresa o se realiza pagos electrónicos para sí mismo. El empleado luego cocina los libros para ocultar el robo.

Este ejemplo clásico de malversación de malversación se hace más fácil cuando una empresa usa un sello de firma de la firma de un ejecutivo. Un sello de firma es literalmente como entregar a los empleados un cheque en blanco porque pueden «firmar» los controles sin su conocimiento.

Prevención: responsabilidades separadas: un trabajador para procesar las verificaciones y otro para conciliar las transacciones y aprobar la documentación. Si no tiene suficiente personal para funciones separadas, concilie los estados de cuenta bancarios usted mismo. Requerir órdenes o facturas de compra para cada pago. Y deje de usar un sello de firma, o manténgalo debajo del bloqueo y la llave.

Cobro de cheques de clientes

El empleado respalda y cobra cheques de clientes pagaderos a la empresa, luego mantiene los fondos.

Hoy, a medida que más pagos se vuelven electrónicos, el delito esencial es el mismo. El empleado puede establecer una cuenta bancaria con un nombre ficticio similar al de los empleadores para desviar los pagos electrónicos. Los bancos pequeños y las cooperativas de crédito pueden ser laxas al permitir que las cuentas sean establecidas por el empleado utilizando nombres falsos «que hacen negocios como».

Prevención: separe las funciones para que una persona sea responsable del procesamiento de pagos y otra para conciliar las entradas contables. Implemente los controles para rastrear los pagos de los clientes en cada paso para evitar este tipo de malversación de fondos.

Falsificando los pagos del proveedor

Siguiente en nuestra lista de ejemplos de malversación de fondos es cuando un empleado roba fondos de la compañía, pero trata de ocultarlos como pagos a los proveedores. Los empleados infieles pueden crear facturas falsas de proveedores y cambiar las entradas del sistema de contabilidad para ocultar sus pistas.

Prevención: revise regularmente los informes de gastos detallados (no solo informes resumidos) desglosados ​​por el proveedor, la cantidad y el propósito. Si se mantiene familiarizado con sus números, es más fácil detectar cuando una entrada de pago o contabilidad parece sospechosa. Si su empresa es lo suficientemente grande, separe las funciones que realizan los empleados.

Clientes sobrecargadores

El empleado supera a los clientes, mantiene el dinero extra y lo cubre con entradas de contabilidad falsas.

A veces este es un fraude a gran escala donde cada cliente o transacción se vuelve sobrecargado por una pequeña «tarifa» durante años. Otras veces implica la facturación doble la misma cantidad dos veces o requerir cargos por artículos que el cliente no compró.

Podría estar tentado a pensar en esto como robar a los clientes, pero es realmente un tipo de malversación de fondos. Su empresa tiene la responsabilidad de exagerar y tendrá que ser bueno para los clientes.

Prevención: realizar una auditoría periódica de las facturas de los clientes. Preste mucha atención a las quejas de los clientes sobre los errores de facturación y requiere explicaciones exhaustivas del personal sobre cómo ocurrieron. Las quejas pueden ser una señal de advertencia de un problema mayor.

Robo de datos de tarjeta de cliente

Los pedidos telefónicos pueden usar más tarde los datos de la tarjeta de crédito del cliente para cobrar compras personales en línea. O un administrador de la estación de servicio puede usar un dispositivo Skimmer para skim Tark Data de los terminales en las bombas.

Una versión más nerd es cuando un empleado descarga los datos de la tarjeta de crédito de los sistemas de TI de la empresa. Luego lo vende en la web oscura.

Prevención: limite el acceso a los datos del cliente solo a aquellos que los necesitan. Implemente tecnología que redacte los números de tarjetas de crédito o solo imprima los últimos dígitos, para limitar la recolección de basura o el intercambio involuntario. Cambie los permisos cuando alguien con él acceda a la empresa. Si usa terminales de tarjetas, instale tecnología anti-skming: algunos municipios ahora lo requieren.

Rellenando una cuenta de gastos

Los ejemplos de acolchado van desde el intento ocasional de justificar un almuerzo costoso utilizando una descripción «creativa», hasta elaborar esquemas de malversación de fondos.

Grandes empresas se toman en serio el relleno, ¿no? Un CEO de Hewlett Packard fue expulsado en 2010 ante las acusaciones de que acolchó su cuenta de gastos para ocultar un asunto extramatrimonial. HP vio el problema como uno de confianza.

Prevención: tiene una política escrita que detalla lo que es, y no es, reembolsable. Repase la política en las reuniones del personal. Si los empleados hacen muchos viajes de negocios, considere utilizar una aplicación de gestión de gastos como gastos de Zoho o gastar para controlar las aprobaciones y ver los recibos escaneados en un solo lugar.

Doble inmersión

Siguiente en nuestra lista de ejemplos de malversación de fondos es cuando hay un solo gasto comercial legítimo, pero el empleado recibe dos reembolsos. Primero paga por un gasto con la tarjeta de crédito de la compañía. Más tarde presenta una solicitud de reembolso de efectivo para el mismo gasto.

Prevención: insista en ver los recibos subyacentes para todos los gastos (no solo revise el estado de la tarjeta de crédito). Use el software de gestión de gastos si sus empleados incurren en muchos gastos reembolsables.

Uso de una tarjeta de crédito de la compañía para uso personal

El empleado paga los gastos personales utilizando una tarjeta de crédito de la empresa. La buena noticia es que, a menudo, estos robos son esporádicos y las cantidades son pequeñas.

Sin embargo, ¿qué pasa si el mismo empleado también administra el sistema de contabilidad y no se da cuenta de que nadie más que presta atención? El uso de una tarjeta de crédito de la compañía para uso personal puede convertirse en ejemplos masivos de malversación de fondos cuando se combinan con registros contables falsificados.

Prevención: siempre tenga dos personas involucradas en el proceso: una para aprobar los gastos y otra para manejar la contabilidad. Requiere documentación del propósito de gastos.

Anular transacciones en la caja registradora

Un asociado en la caja registradora anula transacciones y bolsas del efectivo. Esta es una forma común de extraer dinero de una pequeña empresa minorista.

Prevención: los nuevos sistemas de punto de venta tienen protocolos de seguridad para ayudar a prevenir este tipo de robo. Por ejemplo, permiten los niveles de autorización para que pueda requerir la aprobación del gerente para anular una venta. Los números de identificación de empleados rastrean la frecuencia con la que un miembro del personal en particular anula las transacciones para que pueda detectar a los delincuentes reincidentes.

Syphoning Off Depósitos de efectivo

Antes de dejar la bolsa de depósito en efectivo en el banco por la noche, el empleado aborda parte del efectivo. La cantidad puede ser lo suficientemente pequeña como para no perderse, tal vez $ 100. Pero semana tras semana, agrega hasta miles de dólares.

Prevención: cuente personalmente el efectivo del día, complete el resbalón de depósito e ingrese el monto en los registros contables usted mismo antes de entregar la bolsa. O separar las funciones para que dos personas estén involucradas. Otras estrategias pueden ayudar, como las cámaras de seguridad en el área donde se cuenta el efectivo junto con el uso de bolsas de depósito bloqueadas. Vea más consejos para el procesamiento de efectivo.

Asaltando la caja de efectivo menor o seguro

Este robo puede ser tan simple como el empleado que saca $ 200 de la caja de efectivo segura o pequeña.

Prevención: bloquee grandes sumas y mantenga la llave usted mismo, para minimizar el acceso y la tentación de los empleados. O usar cámaras de seguridad. Lea: 20 mejores prácticas de manejo en efectivo.

Bolsillo en efectivo de recaudadores de fondos

El dinero de recaudación de fondos es demasiado común en las organizaciones sin fines de lucro. Pero este tipo de fraude también ocurre en las empresas que asumen una causa caritativa. Si una persona tiene control completo sobre el dinero, de principio a fin, la tentación de robar puede ser demasiado grande.

Prevención: siempre tiene al menos dos personas involucradas en el flujo de trabajo de recolección, registro, depositando y remitiendo donaciones. No le dé una oportunidad a la tentación.

Robar suministros de oficina

Es sorprendente cuántos empleados parecen sentir que está bien llevar grandes cantidades de suministros de oficina a casa. El robo de suministros generalmente implica artículos de consumo como sellos postales, notas post-it o suministros de café.

Los propietarios de un negocio comenzaron durante la Gran Depresión tuvieron una solución. ¡Eran tan frugales que requerían que los empleados entregaran sus lápices al final de cada día! No necesitas mantener eso apretado. Pero los controles razonables son una mejor práctica.

Prevención: coloque la mayoría de sus suministros bajo cerradura y llave y reponga un área de suministro abierta con moderación, para mantener la contracción pequeña. Una cámara de seguridad puede ayudar. Discuta el uso de suministros en una reunión de la empresa para establecer el tono y transmitir valores de la empresa.

Equipo de robo o materias primas

En construcción y construcción Las empresas de fabricación, un empleado puede ocultar la propiedad de la empresa en un contenedor de basura o área de almacenamiento y recuperarla después de las horas. El robo de equipos

También se produce en las oficinas. Piense en computadoras portátiles o escáneres de documentos pequeños que se pueden deslizar en una mochila o bolso.

Prevención: bloquear o atornillar artículos valiosos si es posible. Etiquete un equipo importante con un número y haga que los empleados sepan que planifica auditorías regulares para garantizar que los artículos aún estén en el sitio. Use cámaras de seguridad y sistemas de acceso electrónico.

Productos de robo

El empleado roba productos de la compañía. Los ejemplos incluyen joyas o perfume de una tienda minorista de alta gama. Las víctimas típicas son minoristas pequeños que carecen de controles de contracción. Es sorprendente cuántos propietarios simplemente llena el inventario en un almacén sin sistema de seguimiento.

Otra variación es cuando un camarero no cobra a sus amigos por la comida o las bebidas en un restaurante.

Prevención: use cámaras de seguridad. Implemente un sistema de gestión de inventario y verifique regularmente los niveles de inventario. Incluso hay tecnología POS que rastrea transacciones y descuentos anulados, y alerta al propietario o gerente.

Premisas de la empresa de robo

Piense en un trabajo clásico interno, con o sin cómplices. El empleado deja una puerta desbloqueada o usa una llave para llegar fuera de horas. Su empresa es estafada.

Prevención: instalar cámaras de seguridad. Implemente un sistema de seguridad electrónica para asegurar el acceso fuera del horario y registro quién va y viene.

Robo de mercancías devueltas

Este robo puede ocurrir en un entorno minorista o de comercio electrónico, o en cualquier negocio que cambie equipos antiguos. El empleado simplemente lleva los artículos devueltos a casa o los reventa en Craigslist o eBay.

La falta de controles hace que este robo sea más fácil. En algunas pequeñas empresas, los retornos pueden apilarse al azar en una esquina. ¿Es de extrañar que desaparezcan?

Prevención: implementar sistemas de control para administrar los retornos y otras propiedades.

Afirmando que se perdió una computadora portátil de la empresa

El empleado le da una computadora portátil o dispositivo móvil a un miembro de la familia y le dice al empleador que se perdió. La compañía luego reemplaza el artículo.

Prevención: utilice el software de administración de dispositivos que permita a la empresa deshabilitar los dispositivos perdidos y rastrear su ubicación.

Configuración de empleados falsos

El malversado empleado establece empleados falsos, los bolsillos de pago y cocina los libros para ocultar la transacción. Esto sucede en las empresas con propietarios ausentes o propietarios excesivos que no prestan atención.

Prevención: implementar sistemas para conciliar el personal con los gastos de personal. Revise regularmente un informe detallado de la plantilla de rumbo de los gastos por parte del empleado. Recuerde, los informes detallados son su amigo. La malversación de fondos es mucho más difícil de detectar si todo lo que ves son informes sumarios o un P&L de alto nivel.

Falsifying Extra Time

Esto puede incluir esquemas donde los compañeros de trabajo ingresan y salen entre sí. O puede involucrar a un empleado de nómina que cree entradas falsas por supuestos horas extras que se paga a sí mismo.

Prevención: use sistemas de hojas de tiempo electrónicas. Observe el pago de horas extras de cerca por aumentos inusuales. Compare informes detallados para identificar exactamente qué empleados obtienen horas extras y cuándo, puede detectar patrones sospechosos.

No remitir el dinero de los impuestos de nómina

El dinero del empleado malversa el dinero destinado a las remesas de impuestos de la nómina del empleador u otro dinero de impuestos. Eventualmente, la autoridad fiscal recurrirá al propietario del negocio por no enviar el dinero de los impuestos, y puede presentar un gravamen contra el negocio o confiscar la propiedad. Entonces, no solo enfrenta pérdidas por malversación de fondos, sino que tienes el IRS en tu cola, ¡un doble golpe!

Este ejemplo de malversación de fondos está perpetrado por contabilidades deshonestas, personal financiero, empleados de nómina e incluso pequeños servicios de nómina externos.

Prevención: subcontratación a un gran servicio de nómina de buena reputación como Paychex o ADP. Hace un largo camino para evitar una pesadilla de malversación de fondos. O requerir una auditoría regular de una empresa de contabilidad externa.

Recolectando sobornos de los proveedores

En este esquema, el empleado obtiene sobornos de proveedores y usted no lo sabe. Los sobornos pueden ser efectivo. También pueden tomar la forma de productos y servicios adicionales utilizados en el negocio o el hogar de un empleado. Una señal de advertencia es una relación inusualmente cercana entre un proveedor y un empleado.

Prevención: participar en la elección de proveedores usted mismo. Esto minimiza la colusión entre proveedores y empleados infieles.

Vendiendo secretos comerciales; Espionaje corporativo

El empleado vende información confidencial a un competidor. O el empleado toma documentos confidenciales y intercambia secretos con él al cambiar de trabajo.

Ves esto en nuevas empresas de alta tecnología. Por ejemplo, un ex ejecutivo de Google fue acusado de cargos penales por robar 14,000 archivos para la tecnología de automóviles autónomos y llevarlos a una startup adquirida más tarde por Uber.

Prevención: tener acuerdos de empleados sólidos. Los sistemas de almacenamiento en la nube compartidos lo ayudan a administrar y rastrear quién tiene acceso a qué.

Robo de identidad comercial

Un empleado asegura una línea de crédito o préstamo en el nombre de su empresa, utilizando el dinero para las compras personales. El malayos luego utiliza fondos de la compañía para realizar los pagos. Los malversadores típicos son personal financiero o contabilidad con acceso a registros contables y cuentas legítimas utilizadas para cubrir sus pistas.

Un robo similar es cuando un socio o miembro de la familia en una empresa familiar otorga préstamos no autorizados en el nombre de la empresa.

Prevención: implementa controles internos para verificaciones y equilibrios. Requiere informes detallados para ver a dónde va el dinero. Los problemas de flujo de efectivo repentino o un cambio negativo en el puntaje de crédito de su empresa pueden ser señales de advertencia de malversación de fondos. Preste especial atención a los servicios como PayPal y otros que permitan préstamos o avances previamente aprobados contra su cuenta.

Iniciar un negocio utilizando recursos de la empresa

En esta situación, los empleados comienzan sus propios negocios en el tiempo de la empresa. En las peores situaciones, los empleados usan los recursos de la empresa, como el código de software en su nuevo producto de software o roban materias primas.

No se equivoque al respecto: esto es robo. Sin embargo, ¡algunas almas delirantes se jactan en las redes sociales sobre lo que están haciendo!

Aún, el empleador puede reírse. ¿Por qué? Porque en términos generales, un empleador posee todos los productos de trabajo creados a tiempo de la empresa.

Prevención: Establezca las expectativas correctamente con los empleados y deje que su política sea clara, lo que sea. Algunos empleadores fomentan las empresas secundarias, pero otros no tienen una política de no luz de luna. Incluso si permite empresas secundarias, deje en claro que las actividades no deben realizarse durante las horas de trabajo, y los recursos de la empresa pueden no ser utilizados.

Pensamientos finales sobre malversación de fondos

Es importante ser propietario de un negocio comprometido. Preste atención, haga preguntas y revise informes detallados. Implemente la tecnología para controlar los niveles de acceso y aprobación, y proporcione una advertencia temprana de cualquier cosa inusual. Sobre todo, implementa controles y equilibrios en sus procesos para asegurarse de que ningún empleado tenga un control completo. Pasos como estos ayudan a proteger los medios de vida de todos en el negocio.

Video:25 ejemplos de malversación de fondos y robo en el lugar de trabajo