Para una herramienta basada en la nube y en la web para el seguimiento de proyectos, tareas, listas, miembros del equipo y más, Smartsheet.com ofrece funciones amplias y flexibles.
Si está considerando probarlo o ya se registró para una prueba gratuita, aprovechar al máximo la herramienta significa saber lo que puede hacer por usted y su equipo. Profundicemos en cómo usar Smartsheet para principiantes que recién comienzan.
¿Qué es Smartsheet?
Si alguna vez usó aplicaciones como Asana, Monday.com o un software de administración de proyectos similar, Smartsheet es comparable en propósito, estructura y características. Puede usarlo solo o colaborar con otros, crear paneles para acceder rápidamente a los elementos y disfrutar de múltiples vistas como Kanban, calendario y cuadrícula.
Smartsheet también proporciona flujos de trabajo automatizados, plantillas para inicios rápidos, informes útiles, formularios personalizados e integraciones con otras aplicaciones para optimizar sus procesos.
La mejor forma de comenzar a usar Smartsheet es crear o importar un proyecto, una hoja o una lista de tareas de las que desee realizar un seguimiento. Bueno, entonces te guiaremos a través de las características de cada herramienta.
Crear, importar o usar una plantilla
Seleccione el icono del centro de soluciones (signo más) en la barra de navegación de la izquierda. Luego verá opciones en la parte superior izquierda de la pantalla para crear e importar.
Elija crear y tendrá ocho opciones para Cuadrícula, Proyecto, Tarjetas, Lista de tareas, Formulario, Informe y Tablero/Portal. Seleccione el tipo de elemento que desea crear, asígnele un nombre y seleccione Crear .
Elija importar si tiene un plan de proyecto o una hoja de tareas en otro lugar con el que le gustaría comenzar. Elija Microsoft Excel, Microsoft Project, Hojas de cálculo de Google o Atlassian Trello. Luego siga las indicaciones para importar el artículo.
Si desea comenzar con una plantilla o un conjunto de plantillas, elija examinar todas las soluciones, seleccione una industria o use el cuadro de búsqueda para encontrar algo específico.
Seleccione una plantilla o conjunto para ver información adicional. Luego, para usar una plantilla, seleccione el botón usar.
Para un conjunto de plantillas, seleccione más información para obtener detalles completos sobre lo que se incluye y descargar el conjunto.
Usar el Asistente de proyectos
Si es un proyecto nuevo con el que desea comenzar, también puede usar el asistente de proyectos. Esto le da una ventaja inicial en la configuración del proyecto.
En el centro de soluciones, seleccione asistente de proyectos. Asigne un nombre a su proyecto, ingrese dos tareas para comenzar y agregue dos subtareas para la Tarea #1.
Luego verá el diseño de Vista de cuadrícula para su nuevo proyecto con las tareas y subtareas que ingresó.
Características del proyecto
El seguimiento de su proyecto en Smartsheet es fácil con las herramientas de administración de proyectos integradas, como la vista de Gantt.
Tiene lugares para la tarea, duración, inicio, finalización, predecesores, asignado a, porcentaje completado, estado y comentarios en el lado izquierdo. En el lado derecho está su diagrama de Gantt.
Puede agregar líneas de base y mostrar u ocultar la ruta crítica usando los íconos en la parte superior derecha.
Seleccione el icono de engranaje para abrir la configuración del proyecto. Luego ajuste la configuración de dependencia, la visualización de la línea de tiempo y la gestión de recursos.
Características de la lista de tareas
La lista de tareas tiene exactamente lo que necesita para realizar un seguimiento de sus tareas pendientes de principio a fin.
Introduzca el nombre de la tarea, la fecha de vencimiento, el responsable y el estado. Use la columna listo para marcar las tareas completadas y la sección comentarios para las notas.
Características de las tarjetas
Si le gusta el método Kanban de gestión de proyectos, puede utilizar el diseño de tarjetas, ya sea para usted o para su equipo.
Comenzará con carriles para Sin categorizar, Trabajo pendiente, Planificación, En curso y Completo. Sin embargo, puede cambiar estas etiquetas según su proyecto.
Use los signos más para agregar tarjetas a los carriles. Sus tarjetas pueden incluir una lista de verificación de subtareas, archivos adjuntos, comentarios, pruebas y recordatorios. También puede editar las subtareas en una tarjeta en una vista más grande seleccionando el ícono Editar (lápiz).
Elija entre una vista compacta o completa de sus tarjetas y ajuste la configuración de Vista de tarjeta con el ícono de ajustes en la parte superior derecha.
Características de la cuadrícula
¿Utiliza aplicaciones como Microsoft Excel o Google Sheets para realizar el seguimiento de los artículos? Si es así, entonces el diseño de cuadrícula es para usted. Parece una hoja de cálculo con columnas, filas y celdas.
Características del formulario
Crear un formulario personalizado es una característica útil para todo tipo de proyectos. Con Smartsheet, puede diseñar su formulario y ajustar su configuración fácilmente.
Agregue y elimine elementos de formulario con la sección de la izquierda. Luego, seleccione un campo de formulario para ajustar su configuración particular a la derecha. Por ejemplo, puede hacer que un campo sea obligatorio, incluir una etiqueta o texto de ayuda, usar validación y agregar lógica.
Ajuste la configuración del formulario para el tema y la marca, la seguridad, el envío del formulario y los correos electrónicos para los envíos.
Características del informe
Cree un informe de fila, un informe de resumen o ambos. Seleccione la hoja o el proyecto y agregue las columnas. Puede agregar filtros, ordenar y agrupar columnas e incluir un resumen en la parte superior.
Características del panel
Al crear un tablero de Smartsheet, puede ver una instantánea de su proyecto, verificar elementos activos, ver un gráfico útil o ver métricas.
Asigne un nombre a su tablero y luego elija los widgets que desea usar. Verá una buena selección de widgets a la derecha y simplemente seleccione uno para agregarlo.
Una vez que tenga los widgets en su tablero, puede ajustar su configuración. Según el tipo de widget, puede agregar y diseñar un título y elegir una acción para cuando alguien haga clic en el widget.
Navegación, diseño y herramientas de Smartsheet
Smartsheet ofrece una forma sencilla de navegar por la aplicación y de utilizar las herramientas.
Navegación a la izquierda
En el lado izquierdo, tiene la navegación principal para inicio, notificaciones, explorar, recientes, favoritos, aplicaciones de trabajo y el centro de soluciones. Cuando inicie sesión en Smartsheet, seleccione dónde desea comenzar.
En la parte inferior, seleccione el icono de ayuda (signo de interrogación) para obtener asistencia o el icono de cuenta para ajustar su perfil y configuración.
Herramientas del lado derecho
En el lado derecho están las herramientas. Los verá en la pantalla para cada elemento que utilice, como un proyecto, una lista de tareas o tarjetas. Las excepciones son el panel y el informe.
Cuando selecciona una herramienta, aparece una barra lateral que contiene los elementos correspondientes. Tiene conversaciones, archivos adjuntos, pruebas, solicitudes de actualización, publicación, registro de actividad y resumen.
Las acciones disponibles en la barra lateral dependen de la herramienta. Como ejemplos, puede ver todas las conversaciones, las que no se han leído o los comentarios por hoja o fila. Para los archivos adjuntos, puede obtener una vista previa del archivo, descargarlo, cambiarle el nombre o agregar una descripción.
Barra de herramientas superior
En la parte superior de cada elemento, tiene herramientas adicionales. En el lado izquierdo, puede guardar, imprimir, deshacer o rehacer una acción. Justo al lado de eso, puede cambiar su vista, lo cual es bastante útil. Cambie entre las vistas de cuadrícula, Gantt, tarjeta o calendario.
También verá botones de fuente y formato similares a los que ve en Microsoft Word. Esto le permite cambiar el estilo, el tamaño o el color de la fuente, cambiar la alineación, el formato como moneda y más.
Funciones y opciones adicionales de Smartsheet
Una vez que aprenda los conceptos básicos sobre cómo usar Smartsheet, eche un vistazo a estas funciones y opciones adicionales.
Uso compartido: junto con las conversaciones en tiempo real y las herramientas de colaboración, puede ajustar la configuración de uso compartido y permisos para su equipo. Use el botón compartir en la parte superior derecha para ver sus opciones.
Integraciones: conecte Smartsheet a aplicaciones como Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira y más. Para ver sus opciones, vaya al centro de soluciones, seleccione examinar todas las soluciones y seleccione ver más complementos en la sección complementos.
Flujos de trabajo automatizados: automatice tareas para su proyecto u hoja seleccionando un activador y una acción. Puede automatizar cosas como notificaciones, solicitudes de aprobación, registrar una fecha o bloquear filas. Seleccione la pestaña automatización arriba de la barra de herramientas superior.
También puede crear un espacio de trabajo, usar formato condicional y consultar la funcionalidad para crear una aplicación web o móvil para su empresa.
Smartsheet es una herramienta robusta y con todas las funciones para administrar proyectos de todos los tamaños. Asegúrese de consultar el precio de su plan de suscripción para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.
Para herramientas similares, echa un vistazo a cómo usar la herramienta Todoist Kanban o cómo ser productivo con Trello.
