¿Cómo usar Flash Fill en Excel? - 3 - diciembre 22, 2022

¿Cómo usar Flash Fill en Excel?

Intentar completar celdas en Excel que incorporen texto o datos de muchas otras celdas en una hoja puede ser un proceso que consume mucho tiempo. Esto es especialmente cierto si hay cientos o miles de filas en la hoja de cálculo.

Una vez que sepa cómo usar Flash Fill en Excel correctamente, puede dejar que Excel haga todo el trabajo pesado. Simplemente proporcione un par de entradas de celdas manuales para ayudar a Excel a comprender exactamente lo que está tratando de hacer. Luego, Excel hace el resto del trabajo para el resto de la hoja de cálculo.

¿Cómo usar Flash Fill en Excel? - 5 - diciembre 22, 2022

Si esto suena como un consejo para ahorrar tiempo que le gustaría probar, echemos un vistazo a cómo puede usar esta función para mejorar su propia productividad.

Nota: la función Flash Fill en Excel solo está disponible en Excel 2013 y versiones posteriores.

¿Cómo usar Flash Fill en Excel?

La aplicación más sencilla de Flash Fill en Excel es combinar dos palabras. En el siguiente ejemplo, le mostraremos cómo usar Flash Fill para combinar rápidamente un nombre y un apellido en una tercera celda para el nombre completo.

En este ejemplo, la columna C contiene el nombre, la columna D contiene el apellido y la columna E es la columna del nombre completo.

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  • Primero, escriba el nombre completo en la primera celda de la forma que le gustaría que se viera (combinando el contenido de la celda Nombre y Apellido).
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  • Después de esto, comience a escribir lo mismo en la siguiente celda (el Nombre y el Apellido de las celdas de la izquierda). Notarás que la función de Relleno Flash de Excel detectará automáticamente el patrón a partir del contenido de la celda superior que escribiste manualmente.

    Usando este aprendizaje, Excel proporcionará una vista previa de lo que cree que desea escribir. Incluso le mostrará cómo el resto de las celdas se completarán para el resto de la columna.

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  • Simplemente presione Entrar para aceptar esta vista previa. Verá que la función Relleno instantáneo de Excel realiza su magia al rellenar el resto de las celdas de esta columna por usted.
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Como puede ver, la función Flash Fill puede ahorrar una gran cantidad de tiempo si compara escribir manualmente una celda y Enter con tener que escribir manualmente los nombres de todas las celdas en la nueva columna.

Si ha notado que la función Flash Fill no funciona, debe activar la función Flash Fill en Excel. Puedes ver cómo hacerlo en la última sección de este artículo.

Opciones de relleno flash de Excel

Cuando realice los pasos de Flash Fill anteriores, notará que aparecerá un pequeño ícono junto a las celdas completas. Si selecciona la flecha desplegable a la derecha de este icono, verá algunas opciones adicionales que puede usar con la función Flash Fill.

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Usando las opciones de Relleno instantáneo en este cuadro desplegable, puede:

  • Deshacer Flash Fill: deshace la acción que llenó toda la columna después de presionar Enter
  • Aceptar sugerencias: Esto le indicará a la función Flash Fill de Excel para esta columna que está de acuerdo con los cambios en la columna y que le gustaría conservarlos.
  • Seleccione xx celdas en blanco: le permite identificar las celdas que no se completaron y están en blanco para que pueda corregirlas si necesita
  • Seleccionar xx celdas cambiadas: le permite seleccionar todas las celdas que cambiaron automáticamente después de que la función Flash Fill actualizó esas celdas

Una vez que seleccione Aceptar sugerencias, verá que los números seleccionados para las celdas modificadas se reducirán a cero. Esto se debe a que una vez que acepta los cambios, la función Flash Fill ya no considera que esos contenidos de celda hayan cambiado.

¿Cómo habilitar el relleno flash en Excel?

Si ha notado que Excel no proporciona una vista previa de Flash Fill cuando comienza a escribir la segunda celda, es posible que deba habilitar la función.

Para hacer esto:

Seleccione Archivo > Opciones > Avanzado. Desplácese hacia abajo hasta la sección opciones de edición y asegúrese de que tanto habilitar autocompletar para los valores de celda como relleno instantáneo automático estén seleccionados.

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Seleccione aceptar para finalizar. Ahora, la próxima vez que comience a escribir en la segunda celda después de completar la primera, Excel debería detectar el patrón y brindarle una vista previa de cómo cree que desea completar el resto de las celdas de la columna.

También puede activar la función relleno instantáneo para la celda que ha resaltado seleccionando el ícono Relleno instantáneo en el menú datos en el grupo Herramientas de datos en la cinta.

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También puede usarlo presionando Ctrl + E en el teclado.

Cuándo usar Flash Fill en Excel

Concatenar nombres completos de dos columnas es un ejemplo simple de cómo puede usar Flash Fill en Excel, pero hay muchos usos más avanzados para esta poderosa función.

  • Extraiga una subcadena de una cadena grande (como un código postal de una dirección completa) en otra columna
  • Extraer números de cadenas alfanuméricas
  • Eliminar espacios antes o después de las cadenas
  • Insertar subcadenas (como una coma o un guión) en cadenas existentes
  • Reformatear fechas
  • Reemplazar parte de una cadena con texto nuevo

Tenga en cuenta que, por muy útil que sea la función Flash Fill, no se actualizará automáticamente cuando cambie las celdas originales.

Por ejemplo, en el ejemplo de nombre y apellido en la primera sección de este artículo, podría lograr el mismo resultado usando la función Concatenar y luego llenando el resto de la columna con esa función.

  • =CONCATENAR(C2, ,D2)
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Cuando haga esto, si alguna de las dos primeras celdas cambia, el nombre completo se actualizará. Una desventaja de esto es que si elimina cualquiera de las dos primeras columnas, la columna Nombre completo se borrará o mostrará un error.

Esta es la razón por la cual la función Flash Fill en Excel se usa mejor cuando desea convertir completa y permanentemente las columnas originales en una cadena o número con formato nuevo.