Microsoft Word viene precargado con muchas características que le permiten crear y editar sus documentos. Una de esas características le permite restringir la edición en Word. Cuando habilita la función, evita que cualquier persona pueda eliminar o agregar contenido a sus documentos, lo que hace que permanezcan intactos.
Hay muchas formas de aplicar restricciones a sus documentos y puede usar lo que sea apropiado para su situación. Por ejemplo, puede habilitar las restricciones de formato si no desea que nadie cambie el formato del documento.
Restringir la edición en Word
Puede restringir la edición de documentos nuevos y existentes en Word. Siempre que pueda abrir un documento con la aplicación, puede aplicarle restricciones.
- Haga doble clic en su documento y se abrirá en la aplicación de Word.
- Haga clic en la pestaña que dice Revisar en la parte superior para encontrar la opción de restricciones que está buscando.
- En la siguiente pantalla, haz clic en Proteger y selecciona Restringir edición para acceder a la opción de restricciones.
- Verá un nuevo panel que aparece en el lado derecho de su pantalla. Le permite aplicar varios tipos de restricciones a su documento. Comience habilitando la opción Limitar formato a una selección de estilos y haciendo clic en Configuración.
- Se abrirá un cuadro en su pantalla. Aquí, puede especificar qué estilos de formato se permitirán para su documento mientras restringe los demás. Marque las que desee conservar.
Puede hacer clic en Todo para seleccionar todas las opciones de formato o en Ninguno para seleccionar ninguna de ellas. Finalmente, haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
- El segundo tipo de restricción que puede aplicar son las restricciones de edición. Habilite la casilla que dice Permitir solo este tipo de edición en el documento y luego elija una de las cuatro opciones que aparecen en el menú desplegable.
Si desea restringir todos los cambios, elija la opción Sin cambios (solo lectura) del menú.
- Word le ofrece una opción en la que puede permitir que ciertas personas editen su documento incluso si está restringido. Para usarlo, seleccione la parte de su documento que desea mantener editable para los usuarios elegidos.
- Haga clic en Más usuarios en Excepciones (opcional) en el panel lateral derecho para seleccionar los usuarios que pueden editar el documento.
- Ingrese los nombres de usuario que desea permitir para editar su documento y haga clic en Aceptar.
- Marque el nombre de usuario que acaba de agregar en el panel lateral derecho.
- Haga clic en Sí, comenzar a aplicar la protección para comenzar a aplicar restricciones a su documento.
- Le pedirá que ingrese una contraseña para protección. Puede usar esta contraseña para eliminar más tarde las restricciones de edición del documento. Introduzca una contraseña segura y haga clic en Aceptar.
Si alguien intenta realizar un cambio en el documento, Word evitará que lo haga y aparecerá un mensaje en la parte inferior para informarle que el documento está protegido.
Buscar partes editables en el documento
Si se ha encontrado con un documento restringido pero sabe que debe haber partes en él que puede editar, Word le permite encontrar las partes editables en un documento protegido con bastante facilidad.
Puede encontrar fácilmente todas las partes editables en su documento con unos pocos clics.
- Inicie su documento en la aplicación de Word.
- Haga clic en la pestaña Revisar en la parte superior.
- Selecciona la opción que dice Proteger y elige Restringir edición.
- Verá tres opciones en su pantalla, todas las cuales se describen a continuación.
Buscar la siguiente región que puedo editar busca la siguiente parte editable en su documento.
Mostrar todas las regiones que puedo editar Mostrará todas las partes del documento que se pueden editar.
Resalte las regiones que puedo editar si marca esto, se resaltarán todas las partes que se pueden editar en su documento.
- Puede comenzar a realizar cambios en las regiones editables ahora.
Eliminar restricciones de edición en Word
Si ya no desea restringir la edición en Word, puede hacerlo usando la misma opción que usó para aplicar las restricciones.
- Abra su documento restringido en la aplicación de Word.
- Haga clic en la opción Revisar en la parte superior.
- Seleccione Proteger seguido de Restringir edición en la siguiente pantalla.
- En el panel lateral derecho, en la parte inferior de la pantalla, encontrará una opción que dice Detener protección. Haga clic en él para eliminar las restricciones de su documento.
- Te pedirá que ingreses tu contraseña. Hazlo y haz clic en Aceptar.
- Deben eliminarse las restricciones y puede comenzar a editar el documento.
Cómo restringir la edición en Word con contraseña y modo de solo lectura
La característica anterior es una excelente manera de restringir que las personas editen sus documentos. Pero, como puede ver, es un poco demasiado complejo y requiere pasar por una docena de pasos.
Otra forma de restringir la edición en Word es proteger su documento con una contraseña. Puede agregar una contraseña y su documento se la solicitará cada vez que lo abra. Puede combinarlo con el modo de solo lectura y recibirá un aviso que indica que el documento solo debe leerse incluso después de ingresar la contraseña correcta.
- Inicie su documento en la aplicación de Word.
- Haga clic en el menú Archivo en la parte superior.
- Aparecerán varias opciones en la barra lateral izquierda. Haga clic en el que dice Información para abrir el panel de información.
- En la siguiente pantalla, haga clic en el pequeño icono de flecha hacia abajo debajo de Proteger documento.
- Seleccione Siempre abierto de solo lectura de las opciones disponibles en su pantalla.
- Word ahora siempre abrirá este documento en particular en modo de solo lectura. Verá un mensaje de confirmación para el mismo en su pantalla.
- Es hora de bloquear su documento con una contraseña. Para hacerlo, haz clic en la opción Proteger Documento y selecciona Cifrar con Contraseña.
- Introduzca la contraseña con la que desea proteger su documento y haga clic en Aceptar.
- Te pedirá que ingreses tu contraseña nuevamente. Hazlo y pulsa Aceptar.
- Su documento ahora está protegido con una contraseña y solo se abrirá si ingresa la contraseña correcta.
- Si alguna vez necesita deshabilitar la protección, vuelva al mismo menú de información, haga clic en Proteger documento y seleccione Abrir siempre en modo de solo lectura.
- Haga clic en Proteger documento nuevamente y seleccione Cifrar con contraseña.
- Elimine todo del campo Contraseña y haga clic en Aceptar. Eliminará la protección con contraseña de su documento.
Desincentivar la edición marcando el documento como final
Word tiene una función que le permite marcar un documento como final. Cuando lo hace, se considera que su documento es la versión final y no se le permite realizar más cambios.
Si un usuario abre el documento, verá una advertencia que indica que el documento se ha marcado como final. Si aún desean continuar y editar el documento, pueden hacer clic en una opción para hacerlo.
Esta opción es solo para disuadir a las personas de editar su documento y en realidad no restringe la edición en Word.
- Mientras su documento está abierto en Word, haga clic en la opción Archivo en la parte superior.
- Seleccione Información de las opciones disponibles en la barra lateral izquierda.
- Haga clic en Proteger documento en el menú del lado derecho y seleccione Marcar como final.
- Recibirá un aviso que indica que el documento se marcará como final y luego se guardará. Haga clic en Aceptar para continuar.
- Verá otro aviso en su pantalla que describe lo que significa marcar como final. Haga clic en Aceptar para continuar.
- La próxima vez que abra el documento, verá un mensaje que indica que el documento es definitivo. Si necesita editarlo, haga clic en el botón Editar de todos modos.
- Para eliminar la etiqueta final de su documento, regrese al mismo menú Información, haga clic en Proteger documento y seleccione la opción Marcar como final.
Deshabilitar la edición en un documento sin Word
Si no desea usar Word para habilitar restricciones por algún motivo, hay un método que no lo requiere. Utiliza una de las opciones en el Explorador de archivos para evitar que las personas editen su documento.
- Localice su documento de Word usando el Explorador de archivos, pero no lo abra.
- Haga clic derecho en su archivo y seleccione Propiedades.
- Haga clic en General en la parte superior si aún no está allí.
- Verá una casilla de verificación etiquetada como Solo lectura. Marque la casilla y haga clic en Aplicar seguido de Aceptar.
El Explorador de archivos ha hecho que su archivo sea de solo lectura, lo que significa que las personas pueden leerlo pero no pueden editarlo.
