En marzo de 2020, el mundo asistió a un cambio en el trabajo, ya que la pandemia obligó a muchos trabajadores a empezar a realizar sus tareas desde casa. El trabajo a distancia no es un fenómeno nuevo. Sin embargo, no ha sido ampliamente aceptado entre las organizaciones. Con un barco tan grande, los directivos y líderes no pueden saber cómo de productivos son sus empleados.

Aquí hay ocho consejos para ayudar a controlar si sus empleados remotos son productivos o no.

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Una forma de estar al tanto de sus empleados y saber lo que hacen es programar reuniones periódicas 1 a 1. Es esencial programar reuniones en lugar de acordar verbalmente ponerse al día porque, de lo contrario, las cosas pueden estar ocupadas o simplemente olvidarse. Sin embargo, si sabe que va a tener una llamada de diez minutos para ponerse al día con un empleado dos veces por semana, éste sabrá que tiene que acudir a usted preparado y contarle exactamente lo que está haciendo. Manténgase en contacto con sus empleados, y ellos estarán más dispuestos a seguir siendo productivos. Estas reuniones deben ser efectivas, así que si dejan de ser productivas o se alargan demasiado, hay que cambiarlas.

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Otra buena forma de controlar la productividad de sus trabajadores es utilizar un software de control del tiempo. El software de seguimiento del tiempo le ayuda a controlar cada segundo dedicado a los proyectos, las tareas, la productividad, la eficacia y mucho más. El uso de herramientas intuitivas como workpuls.com/time-tracking le ofrece una visión clara y precisa de la productividad de sus empleados. Podrá ver cuándo se registran sus empleados, cuánto tiempo están fuera de sus puestos de trabajo y qué aplicaciones y sitios web visitan. Además, podrá realizar capturas de pantalla de las pantallas de sus empleados para obtener la prueba definitiva de su trabajo. Toda esta información puede utilizarse para motivar a los empleados y para optimizar las formas de trabajo. Además, si tiene un empleado del que sospecha que no está haciendo todo el trabajo posible, puede utilizar el software de seguimiento del tiempo para aportar pruebas y hablar con la persona. Por otro lado, puede tener un empleado que está trabajando por encima de lo que se espera de él. Utilizando el software de control del tiempo, su trabajo duro y su dedicación pueden ser reconocidos y recompensados.

El software de control del tiempo es la herramienta definitiva para ayudarle a garantizar que sus empleados remotos sean productivos. Dado que sus empleados conocerán el software y sus implicaciones, estarán mucho más dispuestos a asegurarse de que son eficaces. Aunque la compra de este software es costosa, considérelo una inversión, ya que este software puede mejorar la forma de trabajar de su organización y asegurarse de que cada céntimo se aprovecha. Como resultado, le ahorrará dinero a largo plazo.

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El software de gestión de tareas es otro método adecuado para ayudar a hacer un seguimiento de lo que hacen los empleados y de su productividad. Trello utiliza un sencillo Kanban digital para publicar tareas y asignarlas a los empleados correspondientes. Las tareas pueden estar en tres columnas diferentes: «comenzando pronto», «en progreso» y luego «completadas». Los empleados moverán las tareas a medida que vayan avanzando, y usted podrá ver con precisión qué se está haciendo y cuándo hay que hacerlo. De este modo, todos los empleados tienen la posibilidad de colaborar a pesar de estar separados. También puede fijar reuniones, definir proyectos y establecer objetivos para los equipos, lo que le ayudará a organizarse y a aumentar la productividad. El uso de este tipo de software le dará una buena indicación de quién está trabajando en qué, cuándo está trabajando y cuántas horas está dedicando a los proyectos. Es una forma fácil de controlar la productividad de sus empleados sin tener que preguntarles constantemente qué están haciendo.

4. Implantar reuniones diarias de seguimiento

Otra forma de evaluar la productividad de sus empleados remotos es comprobarlo en las reuniones diarias de seguimiento. Estas reuniones están diseñadas para ser rápidas y para que todos digan rápidamente en qué están trabajando, qué objetivos están cumpliendo y qué hitos han alcanzado recientemente. Cada persona del equipo hace un resumen y luego se pasa al siguiente empleado. Quedará bastante claro si un empleado es todo lo productivo que podría ser, ya que no tendrá mucho que decir en las reuniones sobre su trabajo. En este caso, puedes hablar con ese empleado más tarde en privado y averiguar si hay algo que limite su capacidad de trabajo y si hay algo que la dirección pueda hacer para ayudar. Uno de los aspectos más difíciles de la reunión diaria es asegurarse de que no se prolongue demasiado. Esto se convierte en algo contraproducente, ya que acaba consumiendo horas de trabajo críticas.

5. Pedir a los empleados informes diarios sobre lo que han hecho

Sus empleados estarán más dispuestos a ser productivos durante la jornada laboral si saben que tienen un plazo que cumplir. Por ello, puede implantar un método que pida a todos los empleados remotos que proporcionen a su jefe de línea un informe de lo que han estado trabajando ese día. Esto motivará a los empleados a dar información completa al final de cada día, ya que no querrán enviar un informe que no contenga nada. Esta medida debería aplicarse a todos los empleados, ya que si se escoge quién tiene que hacer un informe diario, esto puede causar malestar y agitación dentro de la organización.

6. Utilizar chats de mensajería instantánea

Cuando se trabaja a distancia, se pierde la posibilidad de acercarse a alguien y hacerle una pregunta rápida o tener una charla informal. En su lugar, la gente utiliza el correo electrónico, y esto simplemente lleva demasiado tiempo, ya que los correos electrónicos son fáciles de ignorar. Para superar este problema, las empresas están utilizando chats de mensajería instantánea como Slack. Se pueden establecer varias conversaciones diferentes, individualmente y también en grupo. Así, cuando necesites una respuesta rápida de alguien, es mucho mejor utilizar una plataforma de mensajería instantánea que optar por el correo electrónico. Además, podrás ver quién está conectado, y si alguien no responde a uno de tus mensajes, esto sugiere que podría estar lejos de su pantalla. Es esencial que establezcas una serie de normas sobre el uso de estas plataformas. De este modo, todo el mundo está en la misma página. Por ejemplo, si se espera que la gente esté en línea durante sus horas de trabajo, esto debe ser igual para todos, de esta manera tendrás una mejor idea de quién no está en línea / siendo productivo cuando se supone que debe estarlo.

7. Llame de forma inesperada para ponerse al día

Aunque es importante tener programadas las llamadas, también es beneficioso ponerse al día de forma aleatoria y casual con los empleados. Si sólo se comunica con ellos de forma programada, se corre el riesgo de que los empleados sólo sean productivos cuando piensen que los directivos les van a visitar. Para superar este posible problema, intente llamar de forma inesperada de vez en cuando. Así podrás preguntarles cómo les va, qué están haciendo y si hay algún problema que les impida completar su trabajo. No les llame para pillarles, sino para hacerse una idea realista de lo que están haciendo. Además, no llames demasiado a tus empleados porque entonces nunca tendrán la oportunidad de seguir con su carga de trabajo, ya que estarán todo el día pendientes de las llamadas. También es importante que sus empleados no sientan que está tratando de pillarlos, por lo que es una buena idea que las llamadas inesperadas sean cortas, informales y amistosas.

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La otra cosa que puedes hacer es intentar cultivar una cultura de trabajo a distancia responsable y productiva. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero con unas cuantas medidas sencillas puestas en práctica aquí y allá, con el tiempo se creará un entorno de trabajo productivo, eficiente y eficaz. Requiere paciencia y aceptación del cambio. La resistencia al cambio será probablemente uno de los mayores obstáculos a la hora de crear la cultura de trabajo que desea, ya que a la gente no le gusta el cambio. Hay que trabajar con suavidad sobre estas personas y explicarles cómo el cambio será bueno y por qué les beneficiará a ellos también.

Con un cambio tan grande en la forma de trabajar, es importante aplicar medidas que garanticen que los empleados siguen trabajando de forma productiva, eficiente y eficaz. Cuando la gente estaba en la oficina esto era mucho más fácil de controlar, pero no tiene por qué ser difícil de controlar para los empleados remotos. Los directivos tienen que ser creativos y adoptar nuevos métodos para controlar y medir la productividad, y con estos 8 métodos, las empresas pueden hacer exactamente eso.