Combinar correspondencia combina un documento con un archivo de datos para enviar mensajes personalizados a diferentes personas a la vez. El archivo de datos puede incluir nombres, direcciones u otra información para varios destinatarios.

Si desea evitar perder demasiado tiempo escribiendo el mismo correo electrónico para muchas personas, puede configurar una combinación de correspondencia.

¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 5 - septiembre 12, 2022

Este artículo explica cómo puede configurarlo en Microsoft Outlook. En general, utiliza MS Outlook, MS Word y otros programas que almacenan datos estructurados.

Configuración de la combinación de correspondencia

El método más conveniente para configurar una combinación de correspondencia es a través de Word. Puede obtener las direcciones de correo de Outlook o ingresarlas en una lista para este proceso.

Puede encontrar el procedimiento paso a paso para este método en esta guía.

Redacta tu correo electrónico

La primera tarea es redactar el correo que desea. Puede escribir directamente el mensaje en un documento de Word. El paso inicial es también iniciar la combinación de correspondencia. Siga los pasos a continuación:

  1. Abra MS Word en su PC. Escriba el cuerpo del mensaje de correo electrónico en el documento en blanco.
  2. Puede dejar marcadores de posición para las partes que le gustaría personalizar en el mensaje. Puedes agregarlos más tarde. ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 7 - septiembre 12, 2022
  3. Guarde el archivo en su disco local.
  4. Haga clic en la pestaña Correos de la cinta.
  5. Haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y seleccione Mensajes de correo electrónico. ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 9 - septiembre 12, 2022

Crear una lista de correo

Omita este paso si tiene una lista de contactos que puede usar en Outlook. Word le permite crear una nueva lista o usar una lista existente. Esta lista puede ser una hoja de cálculo de Excel, una base de datos o cualquier documento con entradas estructuradas.

Aquí, enumeraremos los pasos para crear una hoja de cálculo de Excel para la lista.

  1. Abra un libro de trabajo en blanco en MS Excel.
  2. Agregue columnas separadas con encabezados y contenidos para los datos que desea personalizar. No olvide agregar Correo electrónico como campo.
  3. Introduzca los datos de los campos. ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 11 - septiembre 12, 2022
  4. Además, asegúrese de usar solo una hoja para las entradas.
  5. Guarde la hoja de cálculo como un archivo nuevo.

Seleccione destinatarios para su correo electrónico

Es el paso en el que vincula la combinación de correspondencia con sus destinatarios. Hay tres opciones para elegir. Puede crear una nueva lista, usar una existente o elegir entre los contactos de Outlook.

Si tiene una lista de contactos de Outlook de los destinatarios, siga las instrucciones a continuación:

  1. Vaya al documento de Word con el cuerpo del mensaje.
  2. Haga clic en Seleccionar destinatarios en la pestaña Correos. Luego seleccione Elegir de los contactos de Outlook. Elija un nombre de perfil si es necesario y presione Aceptar.
    ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 13 - septiembre 12, 2022
  3. Inicie sesión en su cuenta si se le solicita.
  4. Es posible que tenga muchas listas de contactos. Seleccione el que desee y haga clic en Aceptar.¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 15 - septiembre 12, 2022
  5. Use cada casilla de verificación de la nueva ventana para elegir los destinatarios de su lista de correo. Luego seleccione Aceptar. ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 17 - septiembre 12, 2022

En caso de que desee crear una nueva lista, siga estas instrucciones:

  1. Haga clic en Seleccionar destinatarios en la pestaña Correos. Luego seleccione Escriba una nueva lista.
  2. Primero, haga clic en Personalizar columnas. Establezca solo los nombres de campo que desee mediante los botones Agregar, Eliminar y Renombrar. Luego haga clic en Aceptar.¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 19 - septiembre 12, 2022
  3. Ingresa los datos que necesitas. Utilice los botones Nueva entrada y Eliminar entrada para manipular las entradas. Luego presione Aceptar. ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 21 - septiembre 12, 2022

Si ha creado una lista usando una fuente diferente, siga los pasos a continuación para seleccionar de la lista:

  1. Haga clic en Seleccionar destinatarios en la pestaña Correos. Luego seleccione Usar una lista existente.
  2. Navegue a la ubicación donde guardó su lista. Entonces ábrelo.
  3. Seleccione la hoja que contiene la lista y elija Ok. Solo debería tener una opción si ha estado siguiendo esta guía. Asegúrese de que la opción La primera fila de datos contiene encabezados de columna esté marcada.

Puede comprobar y editar su lista seleccionando Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar combinación de correspondencia.

Insertar campos de combinación de correspondencia

En este paso, puede completar los marcadores de posición que ha utilizado en el mensaje. También puede agregar un saludo personalizado.

Para hacerlo, siga las instrucciones a continuación:

  1. Seleccione un marcador de posición en su mensaje, luego haga clic en Insertar campo de combinación. Está presente en el grupo Escribir e insertar campos.
  2. Elija el campo coincidente y seleccione Insertar. ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 23 - septiembre 12, 2022
  3. No puede cambiar el punto de inserción en su documento. Debe seleccionar el marcador de posición e insertar individualmente el campo de combinación para cada uno.
  4. Siga estos pasos para todos los marcadores de posición.
  5. Si no tiene una línea de saludo en su mensaje, es posible que desee agregar una. Haga clic en Línea de saludo. En la nueva ventana, formatea las opciones según tus necesidades y selecciona Ok. ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 25 - septiembre 12, 2022

Vista previa de su correo electrónico

Antes de enviar un correo electrónico, es esencial obtener una vista previa para comprobar si hay imprecisiones. Así es como puede obtener una vista previa de su combinación de correspondencia:

  1. Haga clic en Vista previa de resultados en la pestaña Envíos.
  2. Ahora puede ver un ejemplo de cómo se vería el correo para un destinatario.¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 27 - septiembre 12, 2022
  3. Es posible que el formato de los valores no sea el que necesita. Por ejemplo, el valor de la moneda puede aparecer como un número entero.
  4. En este caso, presione Alt + F9. Algunos pueden necesitar presionar Alt + Fn + F9. Ahora, puede ver los códigos de campo para los campos de combinación.¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 29 - septiembre 12, 2022
  5. Necesitas editar el código de campo. Los diferentes tipos de valores tienen diferentes códigos. Puede buscar su sintaxis en Internet.
  6. Por ejemplo, debe agregar # $,0.00 en el código para cambiar el valor de la moneda.
    ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 31 - septiembre 12, 2022
  7. Presione Alt + F9 nuevamente y haga clic en Vista previa de resultados para ver los cambios. ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 33 - septiembre 12, 2022

Finalizar y guardar

El paso final es terminar, ingresar la línea de asunto y enviar el correo electrónico. También puede combinar la correspondencia con otro documento o imprimir el documento del mensaje si lo necesita.

Para finalizar, sigue estas instrucciones:

  1. Haga clic en Finalizar y fusionar en la pestaña Envíos.
  2. Puede seleccionar Editar documentos individuales para obtener una vista previa de todos los documentos y editarlos. No es necesario que lo haga si no desea ningún cambio.
  3. Después de realizar los cambios, cierre la nueva ventana. Elija Guardar para aplicar las modificaciones.
  4. Haga clic en Terminar y fusionar nuevamente. Esta vez, seleccione Enviar mensajes de correo electrónico.
  5. Escriba el asunto de su correo electrónico en la línea de asunto. Haga clic en Aceptar para enviar los correos electrónicos.
    ¿Cómo enviar fusiones en Outlook? - 35 - septiembre 12, 2022
  6. Si tiene que enviar correos electrónicos a una gran cantidad de destinatarios, es mejor enviarlos a menos destinatarios a la vez. Puede hacerlo con la opción From ___ To ___ en la ventana Finish & Merge.
  7. Es una buena idea guardar el archivo de Word para uso futuro. Este documento conserva la conexión con el archivo fuente de la lista de correo.

También echa un vistazo a nuestro artículo sobre cómo enviar un correo electrónico seguro en Outlook.

Preguntas relacionadas

¿Qué es el Asistente para combinar correspondencia?

MS Word tiene un asistente de combinación de correspondencia paso a paso que guía a los usuarios a través de todos los pasos para configurar una combinación de correspondencia. Si no puede seguir estos pasos, esta característica podría ser útil. Puede encontrarlo en la lista desplegable Iniciar combinación de correspondencia en la pestaña Correos.

¿Cómo configurar una combinación de correspondencia con Word 2003?

La interfaz de usuario de las aplicaciones antiguas de Microsoft Office es significativamente diferente a las más nuevas. Los usuarios pueden encontrar una guía paso a paso para configurar la combinación de correspondencia en MS Word 2003. Es muy similar al Asistente para combinar correspondencia de las versiones más recientes.

El proceso general es el mismo y se puede resumir así:

  1. Primero, seleccione Combinar correspondencia desde Herramientas > Cartas y correspondencia en un documento de Word.
  2. Seleccione su tipo de documento. Para correos electrónicos regulares, seleccione Cartas y haga clic en Siguiente: Documento inicial.
  3. Elija la opción Usar el documento actual y haga clic en Siguiente: Seleccionar destinatarios.
  4. Aquí, puede elegir a sus destinatarios utilizando métodos similares a los de las versiones más nuevas.
  5. Luego, vaya a Siguiente: Escriba su carta. Redacte el mensaje de correo electrónico con marcadores de posición. Ahora, haga clic en el botón Insertar campos de combinación.
  6. Reemplace los marcadores de posición con los campos. Para conocer el método exacto, consulte las secciones anteriores del artículo.
  7. Ahora, haz clic en Siguiente: Previsualiza tus letras y luego en Siguiente: Completa la combinación. Luego puede imprimir los registros.

¿Cómo adjuntar un archivo o personalizar la línea de asunto en una combinación de correspondencia?

Hay opciones limitadas para combinar correspondencia en Outlook. Los usuarios no pueden enviar archivos adjuntos ni personalizar su línea de asunto mediante este proceso. Varias organizaciones han creado herramientas que facilitan tales opciones para hacer frente a estas limitaciones. Easy Mail Merge, Merge Tools, Mail Merge Toolkit, etc., son algunas de las herramientas que puede utilizar para este fin.