Hojas de cálculo de Google es uno de los productos más potentes de Google y una de las soluciones de referencia para la gestión de hojas de cálculo y datos en la web. Sin embargo, fuera de la caja, tiene sus puntos débiles, uno que discutiremos en este artículo.
Afortunadamente, Sheets admite funciones y fórmulas personalizadas que ayudan a compensar algunas de estas deficiencias. Si los usuarios son expertos en fórmulas o pueden hacer un poco de secuencias de comandos, Sheets puede ser tan poderoso como lo hacen.
Una funcionalidad particular que Sheets no admite de forma nativa es la capacidad de encontrar duplicados en Google Sheets, ya sea que se trate de datos duplicados en celdas o filas. Si bien existe una manera de eliminar rápidamente las entradas duplicadas, usando la opción Eliminar duplicados en el menú Datos, no hay forma de aislar solo esos duplicados. La buena noticia es que hay una manera de lograr esto.
En este artículo, repasemos cómo encontrar duplicados en Hojas de cálculo de Google aprovechando el formato condicional.
¿Qué es el formato condicional en las hojas de Google?
El formato condicional es una característica presente en muchos editores de hojas de cálculo que permite al usuario aplicar formato visual basado en texto y otro formato a una celda según ciertas condiciones.
Por ejemplo, un usuario puede estar registrando su presupuesto mensual usando una hoja de cálculo, queriendo saber de un vistazo si supera el límite de gasto de €500. En la columna de la hoja de cálculo donde se cuenta el total del mes, se puede establecer una regla de formato condicional en filas en negrita con un valor superior a $500, lo que facilita ver dónde ocurrió esto.
En Hojas de cálculo de Google, el formato condicional permite a los usuarios aplicar formato en función de una larga lista de reglas preestablecidas o ingresando una fórmula personalizada. Los cambios de estilo de formato disponibles incluyen negrita, cursiva, subrayado, tachado, color de texto y color de celda.
Además, los usuarios pueden usar una escala de color, en lugar de un solo color, y definir un valor mínimo y máximo, y sus respectivos colores, para la escala de color automática.
¿Cómo usar el formato condicional para encontrar filas duplicadas en hojas de cálculo de Google?
Para cualquiera que trabaje en una hoja de datos extensa, las entradas duplicadas pueden convertirse en un problema que a veces interrumpirá el flujo de las cosas. Es posible que los usuarios no deseen simplemente eliminar estos datos, que Sheets admite de forma nativa, sino analizarlos y trabajar con ellos.
Usando una fórmula personalizada con formato condicional, esto es posible. El primer paso para lograr esto es resaltar toda la columna que debe buscarse en busca de duplicados haciendo clic en la etiqueta de la columna que se encuentra arriba.
Una vez resaltado, haga clic con el botón derecho y seleccione Formato condicional. Esto abrirá un panel en el lado derecho de la ventana que muestra las reglas de formato condicional. El rango de columna seleccionado se rellenará automáticamente en el campo aplicar al rango, por lo que no será necesario tocarlo.
A continuación, desea hacer clic en el menú desplegable debajo de Reglas de formato para cambiar esta condición a La fórmula personalizada es. Aparecerá un campo de texto debajo del menú desplegable después de hacer esto, y se debe ingresar la siguiente fórmula:
- =contar si(A:A,A1)>1
Sin embargo, deberá modificarse para reemplazar todas las instancias de A con la letra de la columna que se buscan duplicados en Hojas de cálculo de Google, que se mostrarán en el campo Aplicar al rango.
El paso final es configurar el formato para que se aplique a todas las celdas de esta fila que contienen datos encontrados más de una vez. Si trabaja con un gran conjunto de datos, el mejor formato para configurar podría ser un color de relleno. Usándolo, un color brillante y notable como el amarillo, el rosa intenso o el verde lima realmente se destacará y permitirá notar los duplicados de un vistazo mientras se desplaza.
Ahora, todas las filas que contienen datos que se encuentran en al menos otra fila se resaltarán o formatearán de la forma que se haya elegido. Si se eliminan las filas duplicadas, se eliminará automáticamente el formato condicional de la única fila restante.
Uno podría preguntarse: ¿Por qué pasar por este problema cuando Google admite la eliminación de duplicados con dos simples clics? Bueno, este sistema es inflexible e imperfecto. Por ejemplo, no hay forma de cambiar qué duplicado se elimina. Algunos usuarios pueden querer que se elimine la primera instancia, y otros la última. Google no da ninguna opción y elimina todos los duplicados excepto el primero.
Usando esta regla de formato condicional simple, el usuario tiene el control total de la gestión de duplicados de una manera que no correrá el riesgo de romper su hoja. Lo mejor de todo es que el formato condicional es completamente dinámico, por lo que nunca necesitará eliminar el formato si elige eliminar todos los duplicados de alguna manera.
Sin embargo, si alguna vez necesita eliminar la regla de formato condicional, es tan simple como hacer clic en el menú formato y luego en formato condicional, que mostrará el mismo menú del lado derecho que antes. Los usuarios pueden pasar el cursor sobre la fila que muestra la fórmula personalizada que acabamos de crear y hacer clic en el icono de la papelera que aparece para eliminarla.
Cuando la opción nativa de Hojas de cálculo de Google para encontrar duplicados y eliminarlos simplemente no es lo suficientemente poderosa o codifica los datos de una manera que no se puede permitir, la sencilla fórmula personalizada destacada en este artículo permite a los usuarios tomar el asunto en sus propias manos.
