¿Cómo crear una base de datos con Microsoft Access? - 3 - octubre 4, 2022

¿Cómo crear una base de datos con Microsoft Access?

Si tiene una suscripción a Office 365, una de las aplicaciones a las que puede acceder es Access. Es una herramienta para crear varios tipos de bases de datos e informes en su computadora. Si está buscando un método para crear una base de datos, MS Access es la mejor manera de hacerlo, ya sea que desee crear una base de datos simple o compleja.

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Puede utilizar la herramienta para crear una base de datos, crear formularios para entradas de datos, filtrar sus datos mediante consultas personalizadas y generar informes a partir de sus datos. Hay asistentes paso a paso para ayudarlo a crear estos elementos para que no sea demasiado difícil de usar.

¿Cómo construir una base de datos en blanco con MS Access?

Lo primero que debe hacer es crear una base de datos. Para hacer esto, inicie una nueva base de datos en Access. Sus tablas de datos, formularios, consultas e informes se guardarán en él. Para hacerlo, puede usar una de las muchas plantillas que proporciona Access o crear una desde cero.

Aquí construiremos una base de datos que almacene la información de los estudiantes y usaremos una plantilla de base de datos en blanco.

  • Inicie la aplicación Access en su computadora.
  • Haga clic en Nuevo en la barra lateral izquierda para crear una nueva base de datos.
  • Seleccione la opción Base de datos en blanco en el panel lateral derecho para crear una nueva base de datos en blanco.
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  • Haga clic en el ícono de la carpeta pequeña y elija una ruta para guardar su base de datos. Luego, haz clic en el botón que dice Crear.
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  • Así es como construyes una base de datos con Access. Su base de datos debe estar disponible en la ruta especificada.

Crear una tabla en su base de datos

La base de cualquier base de datos son las tablas. Son estas tablas donde sus datos se guardan en varias columnas, y aquí es donde puede ejecutar consultas y generar informes.

Cuando crea una nueva base de datos en Access, se abre la nueva pantalla de creación de tablas en la vista de hoja de datos. Esta vista no es la más fácil para trabajar, por lo que debe cambiarla a la vista de diseño y luego crear las columnas de su tabla.

  • Haga clic con el botón derecho en la tabla recién creada y seleccione Vista de diseño.
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  • Le pedirá que guarde su tabla primero. Introduzca un nombre para la tabla y haga clic en Aceptar.
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  • La siguiente pantalla le permite agregar columnas y sus tipos de datos a la tabla. Mantenga la primera columna tal como está porque genera una identificación única para cada uno de sus artículos.
  • Como si estuviera creando una base de datos de estudiantes, coloque el cursor en el segundo campo y escriba Student Name . Elija Texto breve en el campo Tipo de datos.
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  • Ingrese Edad como el siguiente nombre de campo y elija Número en el menú desplegable Tipo de datos.
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  • Agregue la última columna con el nombre País y Texto breve como tipo de datos.
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Cree un formulario para la entrada de datos en su base de datos

Si bien puede abrir la tabla en la vista de hoja de datos y agregarle los datos requeridos, un formulario le proporcionará una forma más fácil de ingresar sus datos. Tampoco tendrá que entrometerse con ningún otro dato en la tabla, ya que un formulario solo le permite editar una entrada a la vez.

Puede utilizar el asistente de formulario de acceso para crear un formulario para la entrada de datos con los campos elegidos.

  • Mientras Access aún está abierto con su base de datos, haga clic en la pestaña Crear en la parte superior y elija la opción que dice Asistente para formularios.
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  • Le pedirá que seleccione los campos que desea usar en su formulario. Seleccione todo lo que necesita para ingresar un valor y haga clic en el icono de flecha derecha para agregarlos a la lista. Luego haga clic en Siguiente en la parte inferior.
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  • La siguiente pantalla ofrece cuatro diseños de formulario para elegir. Haga clic en cualquier diseño y aparecerá una vista previa en el lado izquierdo. Una vez que haya hecho una selección, haga clic en Siguiente en la parte inferior.
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  • Ingrese un nombre para su formulario y presione Finalizar.
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  • El formulario debería abrirse permitiéndole agregar datos a su tabla.
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Cree una consulta para filtrar datos en su base de datos

Una consulta le permite filtrar los datos guardados en sus tablas utilizando varios criterios personalizados. Por ejemplo, si está buscando recuperar los datos de los estudiantes que tienen 20 años o más y viven en los EE. UU., puede crear una consulta y generar una tabla que solo tenga los estudiantes que coincidan con sus criterios.

  • Haga clic en la pestaña crear en la parte superior y seleccione asistente de consultas.
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  • Elija la primera opción que dice Asistente de consulta simple y presione aceptar.
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  • Seleccione la tabla y los campos que desea incluir en la consulta y haga clic en siguiente.
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  • Elija la opción Detalle en la siguiente pantalla y haga clic en siguiente en la parte inferior.
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  • Ingrese un nombre para su consulta y presione finalizar en la parte inferior.
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  • Haga clic con el botón derecho en su consulta recién creada y elija vista de diseño. Utilizará esta vista para introducir los criterios de su consulta.
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  • La siguiente pantalla le permite especificar los filtros para su consulta. Vamos a crear una regla que solo muestre a los estudiantes que tienen 20 años o más y son de EE. UU.
    • Escriba >=20 en el cuadro Criterios del campo Edad.
    • Ingrese EE. UU. en la fila Criterios del campo País.
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  1. Presione Ctrl + S para guardar los cambios.
  2. Haga doble clic en su consulta en la barra lateral izquierda y verá la versión filtrada de sus datos.

¿Cómo crear un informe de base de datos en Access?

Los informes generalmente se usan para sacar datos de Access y verlos como archivos independientes. Access le permite generar informes para las tablas y campos elegidos y utiliza el mismo estilo de asistente que los formularios y las consultas para generar informes.

  • Haga clic en la pestaña crear en la parte superior y seleccione asistente de informes.
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  • Agregue los campos que le gustaría tener en su informe y haga clic en Siguiente.
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  • Si desea especificar cualquier orden de agrupación, puede hacerlo en esta pantalla. Luego presione siguiente.
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  • Si desea ordenar sus registros por un campo, puede hacerlo en esta pantalla. Luego haga clic en siguiente.
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  • Seleccione un diseño de informe y presione Siguiente.
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  • Introduzca un nombre para el informe y haga clic en finalizar.
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  • Haga clic con el botón derecho en el informe y seleccione vista previa de impresión.
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  • Haga clic en PDF o XPS en la parte superior para guardarlo en cualquiera de estos formatos.
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Su base de datos completa con tablas, formularios, consultas e informes está lista.

¿Cómo construyes tus bases de datos? Si usa Access, ¿usa las funciones mencionadas anteriormente? Háganos saber en los comentarios a continuación.