¿Cómo compartir un archivo de Excel para una colaboración fácil?

La colaboración es importante en muchos espacios de trabajo. Dado que la mayoría de los proyectos requieren que muchos usuarios accedan a los archivos, las configuraciones colaborativas se han vuelto necesarias.

¿Cómo compartir un archivo de Excel para una colaboración fácil? - 1 - agosto 17, 2022

Microsoft Excel es uno es solo uno de los muchos programas utilizados por las empresas en todo el mundo. Como tal, la necesidad de libros de trabajo compartidos es crucial.

En esta publicación, aprenderá cómo usted y su equipo pueden colaborar con Excel 2016 y otras versiones de Excel en línea.

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Compartir archivos de Excel sin conexión

Si tiene una conexión de área local, todos los usuarios de la red pueden tener acceso a cualquier archivo. No solo eso, se puede rastrear cualquier cambio realizado en el archivo. También puede establecer qué usuarios tendrían acceso al archivo.

Comience guardando el archivo en una ubicación a la que puedan acceder todos los miembros de su grupo. A continuación, puede configurar su archivo para la colaboración.

Agregar función de libro de trabajo compartido posterior

Los usuarios de Office 365 encontrarán la función Libro compartido oculta de forma predeterminada. Esto se debe a que Microsoft alienta a los usuarios a compartir libros de trabajo en línea.

Así es como habilita la función. Si está utilizando una versión anterior de Excel, puede pasar a la siguiente sección Compartir un documento.

  • Vaya a Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido.
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  • En el menú desplegable Elegir comandos de, seleccione Todos los comandos. Desplácese por la lista hasta que vea Compartir libro de trabajo (heredado) y seleccione ese elemento.
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  • Haga clic en el botón Agregar.
  • Haz lo mismo con los siguientes comandos:
  1. Seguimiento de cambios (heredado)
  2. Uso compartido protegido (heredado)
  3. Comparar y combinar libros de trabajo
  • Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Compartir un documento

  • En la pestaña Revisar, haga clic en el botón Compartir libro de trabajo.

Aquellos que siguieron los pasos en la sección Volver a agregar la función de libro de trabajo compartido encontrarán el botón Compartir libro de trabajo (junto con los otros comandos que agregó) en la barra de herramientas de acceso rápido.

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  • Esto hará que aparezca un cuadro de diálogo. Marque la opción que habilita la función de libros de trabajo compartidos.
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  • Diríjase a la pestaña Avanzado y habilite Control de cambios y otras configuraciones que desee activar.
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Proteja su archivo

Los pasos anteriores dan acceso a todos a su archivo. Pero también les da a todos acceso administrativo por defecto. Proteger su archivo significa que el acceso al archivo será limitado y rastreado.

  • Vaya a la pestaña Revisar y haga clic en el botón Proteger y compartir libro de trabajo.
  • Marque la casilla de verificación Compartir con control de cambios.
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  • También debe crear una contraseña; de lo contrario, cualquiera puede revertir el libro de trabajo a su configuración original.
  • Guarde sus cambios y salga.

Comparta archivos de Excel en línea

Si bien trabajar sin conexión es una excelente solución, se ve obstaculizado por la necesidad de una unidad local compartida. Trabajar en línea es claramente la mejor opción. Así es como lo haces.

Uso de OneDrive

  • Abra el archivo y vaya a Archivo > Compartir > Guardar en la nube.
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  • Invita a las personas con las que te gustaría colaborar ingresando su dirección de correo electrónico. También puede establecer la configuración de permisos.
  • Haz clic en Compartir cuando hayas terminado.

Uso de Google Drive

Google Drive es probablemente la forma más fácil de trabajar en un proyecto simultáneamente. Cualquier persona con una cuenta de Google puede acceder a los archivos y editarlos según sea necesario.

  • Inicie sesión en su cuenta y vaya a Google Drive.
  • Una vez que esté dentro, puede crear un nuevo archivo o cargar uno existente.
¿Cómo compartir un archivo de Excel para una colaboración fácil? - 17 - agosto 17, 2022
  • Una vez que su documento haya sido creado o cargado, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de la hoja de trabajo.

Esto le dará la opción de compartir la hoja de cálculo ingresando una dirección de correo electrónico o compartiendo un enlace con sus colegas.

Todos los cambios se rastrean y guardan automáticamente. Pueden trabajar juntos en el documento en tiempo real, lo cual es muy conveniente.