Una de las molestias más comunes que la gente cita con Excel es cómo se formatean los números y el texto en las celdas. Es especialmente molesto cuando los números se ingresan sin darse cuenta en una hoja de cálculo en formato de texto.
Cuando esto sucede, los cálculos y las diferentes fórmulas no funcionan del todo bien, o pueden no funcionar en absoluto.
En este artículo, aprenderá cómo identificar cuándo una columna o una fila de números tienen formato de texto y cómo convertir texto en números para que funcionen nuevamente en fórmulas y cálculos. Este es uno de esos consejos básicos de Excel que todos deberían saber.
¿Los datos de la celda son texto o números?
Hay varias formas de ver si un número o conjunto de números en una columna o fila tiene formato de texto en Excel.
La forma más sencilla es seleccionar la celda, seleccionar el menú Inicio y, en el grupo Número de la cinta, observe el formato de número que se muestra en el cuadro desplegable.
Si el cuadro desplegable muestra texto, sabrá que la celda tiene formato de texto. Si desea realizar cálculos numéricos en la celda utilizando fórmulas de Excel, primero deberá convertirlo.
En el caso de que alguien haya ingresado números en formato de texto usando el apóstrofe en la celda, verá un pequeño triángulo verde que indica que el valor se ingresó como texto.
Nota: Preceder una entrada de celda con un apóstrofo obliga a que el formato de celda se base en texto.
Si descubrió, usando cualquiera de los enfoques anteriores, que los datos numéricos se ingresan en la hoja de Excel en formato de texto, puede usar cualquiera de los métodos a continuación para convertir ese texto en números.
1. Convertir a número
Si necesita convertir datos que se ingresaron en Excel con un apóstrofe, puede volver a convertirlos fácilmente al formato de número usando la opción Convertir a número.
1. Primero, seleccione las celdas que desea volver a convertir al formato numérico. Verá aparecer un diamante amarillo cerca de la selección con un símbolo de exclamación en el medio.
2. Seleccione este símbolo. En el menú desplegable, elija Convertir en número.
Esto actualizará todos los números basados en texto que haya seleccionado al formato de datos numéricos generales.
Sabrá que funcionó cuando todos los números en su selección cambiaron de estar alineados a la izquierda a alineados a la derecha en las celdas.
2. Usando Texto a Columna
Otra manera fácil de convertir texto en números en Excel es convertir una columna completa de valores a la vez. Puede hacer esto usando la función Texto a columna.
1. Seleccione toda la columna de datos que desea convertir de texto a números.
2. Seleccione Datos en el menú y luego seleccione Texto en columnas en la sección Herramientas de datos de la cinta.
3. En la ventana del Asistente, mantenga seleccionado el Delimitado predeterminado y seleccione Siguiente.
4. En la siguiente página del asistente, mantenga seleccionada la pestaña predeterminada y seleccione Siguiente nuevamente.
5. Finalmente, en la última página del Asistente, asegúrese de que General esté seleccionado en Formato de datos de columna. Para el campo Destino, puede seleccionar una nueva columna donde desea que vayan los datos numéricos, o simplemente mantener la columna seleccionada actual como está. Seleccione Finalizar.
Ahora todos sus datos se convertirán en valores numéricos, que puede usar en fórmulas y cálculos de Excel.
Nota: Notará que el formato real de la celda no cambia de Texto a General, aunque los valores mismos ahora se pueden usar como números. Sin embargo, si establece su columna de salida en una nueva columna, notará que el formato de la nueva columna está establecido en General. Esto es solo un problema cosmético y no afecta el comportamiento de los números en la columna con formato de texto.
3. Cambio de formato de celda
La forma más fácil y rápida de convertir texto en números en Excel es simplemente cambiar el formato de celda desde el menú Inicio.
Para hacer esto:
1. Seleccione todas las celdas que desea convertir. Puede seleccionar una columna completa (no incluya el encabezado) si desea convertir todas las celdas de una columna.
2. Seleccione el menú Inicio y, en el grupo Número de la cinta, seleccione el cuadro desplegable que contiene Texto.
3. Verá una lista de formatos para elegir. Seleccione General para convertir al formato de número. O puede seleccionar Número, Moneda, Contabilidad o Porcentaje si desea que esos formatos numéricos específicos se apliquen a sus datos numéricos.
4. Usar valores de pegado
Si necesita mover celdas de texto que contienen números a una nueva celda o columna, puede usar la función Pegado especial.
1. Seleccione el grupo de celdas vacías donde desea colocar su salida de datos numéricos. Seleccione Formato de celdas en el menú emergente.
2. En la ventana que se abre, asegúrese de que General esté seleccionado como formato de número y seleccione Aceptar.
3. Seleccione toda la columna de celdas que desea convertir de texto a números, haga clic con el botón derecho y seleccione Copiar .
4. Seleccione la primera celda de la columna vacía a la que le dio formato, haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Pegar valores. Verá todos los números con formato de texto pegados en el formato de número general.
Esto funciona porque cuando selecciona Pegar valores, solo pega los valores de la celda de origen y no el formato de celda original. En su lugar, utiliza el formato de celda de destino, que configuró en la primera parte de este proceso.
5. Uso de la función VALOR
Hay una función especial en Excel que convierte un número con formato de texto en un valor numérico. Esta es la función VALOR.
Para usar esta función, seleccione la celda donde desea que vaya el número convertido y escriba:
- =VALOR(G2)
Reemplace G2 arriba con la celda que tiene el número que desea convertir. Si está convirtiendo una columna completa de números, comience solo con la primera celda.
- Presione Entrar y verá que el número con formato de texto se ha convertido a un número con formato General.
- Luego puede llenar el resto de la columna vacía hasta el final de esa columna y la fórmula VALOR también convertirá el resto de las celdas en la columna original.
- Después de usar cualquiera de estas opciones para reformatear sus números, es posible que deba actualizar los datos de la celda después de aplicar el nuevo formato.
- Como puede ver, hay varias formas de convertir texto en números en Excel. La opción que elija solo depende de dónde esté tratando de colocar la salida. También depende de si prefiere copiar y pegar, fórmulas de Excel u opciones de menú.
- En última instancia, cada una de estas opciones le proporciona el mismo resultado final.
